Beaucoup de gens choisissent d'appeler une entreprise après avoir trouvé des informations à son sujet sur Internet. C'est pourquoi même les plus petites entreprises doivent accorder une attention particulière à leurs numéros professionnels. Un service téléphonique dédié aux petites entreprises pourrait-il être la solution qu'il vous faut ?
La demande est une chose, mais ce qui rend vraiment indispensable un service téléphonique de qualité, c'est son impact sur la réussite. En réalité, ne pas investir dans un service téléphonique peut freiner considérablement votre croissance, et personne ne souhaite cela.
Dans ce guide, nous vous expliquerons pourquoi les services téléphoniques sont indispensables, afin que vous puissiez vous faire votre propre opinion. Préparez-vous à découvrir des définitions et des conseils pratiques, ainsi qu'une liste utile des avantages qui vous aidera à bien comprendre les atouts de ces services. Nous avons même ajouté une section consacrée au meilleur moment pour investir dans des services téléphoniques. Vous disposerez ainsi d'un calendrier précis.
Êtes-vous prêt à choisir une fois pour toutes un service téléphonique pour votre entreprise ? Poursuivez votre lecture pour déterminer la meilleure marche à suivre !
Qu'est-ce qu'un service téléphonique pour petites entreprises ?
Un service téléphonique pour petites entreprises est tout simplement un système qui permet aux entreprises de communiquer avec leurs clients sur des téléphones mobiles ou fixes.
Il s'agit d'un terme générique ; cette expression unique recouvre plusieurs stratégies et approches. Les systèmes téléphoniques professionnels incluent généralement les appels illimités, et certains fournisseurs de services téléphoniques professionnels peuvent proposer des fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, vous pourriez activer la transcription des messages vocaux à des fins de formation.
Dans sa forme la plus simple, un numéro de téléphone professionnel permet de recevoir des appels et de répondre aux demandes des clients. Cela ouvre un canal de communication et répond à un besoin.
Cependant, cela pourrait également permettre :
- La voix sur IP (VoIP), qui permet de passer des appels via Internet à partir de différents appareils, tels que les ordinateurs
- Communication bidirectionnelle via une API SMS
- Communication unidirectionnelle via un numéro court SMS
- Marketing par SMS en général
- Démarchage téléphonique à froid
- Acheminement des appels permettant à plusieurs membres du personnel de prendre les appels entrants
Vous pouvez constater à quel point un service de téléphonie peut être sophistiqué. Lorsque vous lancez une petite entreprise, les fonctionnalités dont vous avez besoin dépendent fortement de votre secteur d'activité et de vos objectifs.
Par exemple, une petite entreprise en ligne peut tout de même avoir besoin d'un système d'acheminement des appels si elle doit fréquemment traiter plusieurs demandes entrantes simultanément. À l'inverse, un petit restaurant, qui gère à la fois les clients de passage et les réservations en ligne, est moins susceptible d'être confronté à des appels entrants qui se chevauchent.
Par conséquent, bien qu'elles se trouvent à des étapes similaires de leur parcours et qu'elles génèrent des bénéfices comparables, elles auraient besoin de fonctionnalités différentes.
En matière de services téléphoniques pour les petites entreprises, il n'existe pas de solution universelle. Selon Numa, 60 % des personnes choisissent d'appeler une entreprise après l'avoir trouvée sur Google. Vous devez donc choisir de manière personnalisée une formule offrant les fonctionnalités adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Comment faire des économies sur le service téléphonique d'une petite entreprise
Les tarifs des fournisseurs de services téléphoniques destinés aux petites entreprises varient considérablement. Les formules de base, aux fonctionnalités limitées, peuvent coûter entre 20 et 50 dollars par utilisateur et par mois.
Le facteur qui influe le plus sur le coût est le nombre d'utilisateurs que vous souhaitez ajouter à votre forfait. Pour savoir comment réaliser des économies sur votre service téléphonique professionnel, nous vous conseillons de bien choisir le nombre d'utilisateurs. Par exemple :
- Si vous vous inscrivez seul à une formule à 40 $ par mois, vous n'aurez qu'à payer ces 40 $, tout simplement.
- Si vous ajoutez deux utilisateurs à un forfait à 40 $ par mois, cela fait 80 $.
- Avec cinq utilisateurs, ces 80 dollars passent à 200 dollars.
- Cependant, avec 10 utilisateurs, ce montant passerait à 400 $.
Si votre équipe compte 10 personnes, ajouter autant d'utilisateurs à un seul abonnement mensuel pourrait s'avérer contre-productif. Choisissez judicieusement les personnes que vous intégrez au système. Les petites entreprises ont rarement besoin d'autant de monde : peut-être pourriez-vous vous en sortir avec seulement vous-même et votre responsable ?
Il est également utile de déterminer précisément les services dont vous avez besoin. Les lignes téléphoniques professionnelles pour répondre aux appels entrants sont indispensables, tout comme le routage des appels. Mais avez-vous besoin de fonctionnalités avancées telles que la VoIP ou même les visioconférences ?
Vous pourriez peut-être accéder à des services plus avancés ailleurs, comme Google Workspace. Les services téléphoniques plus onéreux ne sont pas forcément meilleurs en soi. Le fait qu’un service propose davantage de fonctionnalités ne signifie pas pour autant que votre entreprise en ait réellement besoin ni que vous deviez investir dans ce service. Évaluez plutôt les fonctionnalités qui justifient le prix demandé et soyez intransigeant quant à vos besoins réels.
Une attitude intransigeante pourrait, à terme, vous faire économiser beaucoup d'argent. Personne ne souhaite disposer de plus d'abonnés ou de fonctionnalités que nécessaire dans son forfait de téléphonie mobile, surtout si cela fait grimper la facture !
5 avantages liés à l'utilisation d'un service téléphonique
Vous savez ce qu’est un service téléphonique et comment réaliser des économies grâce à ces forfaits professionnels très pratiques. Cependant, vous devez avant tout bien comprendre ce qui fait la valeur de cette stratégie. Investir dans un service téléphonique pour votre entreprise présente de nombreux avantages, notamment celui de faciliter la communication.
Dans cette optique, voici les cinq principaux avantages des services téléphoniques pour les entreprises. Ces avantages pourraient constituer une excellente source de motivation ou aider les décideurs à se prononcer si vous hésitez encore à investir.
1. Une meilleure communication
Cet avantage majeur est indéniable : vous mettez en place un canal très sollicité et facilitez la communication avec vos clients. C'est un excellent moyen d'améliorer la qualité de vos réponses, et en tirant parti de cet avantage, vous ouvrez la voie à encore plus d'améliorations.
2. Les fondements de la croissance
Un service téléphonique de qualité offre davantage d'opportunités, notamment les bases nécessaires à la croissance. L'ouverture de ces voies de communication permet d'entrer en contact avec davantage de personnes et fournit le cadre nécessaire au développement de l'activité.
3. Renforcement de la confiance
Il est indéniable qu'un service téléphonique renforce la confiance envers votre entreprise. C'est un excellent moyen de véhiculer une image de marque qui inspire confiance. Disposer d'un point de contact unique et fiable rassure les clients potentiels et existants. De plus, cela donne tout simplement une image plus professionnelle.
Feriez-vous confiance à une entreprise disposant d'un numéro de téléphone public (et facile à retenir) ? Ou feriez-vous plutôt confiance à une entreprise insaisissable, que vous ne parvenez pas à contacter ? Ce canal de communication instantané renforce tout simplement la crédibilité et le prestige de l'entreprise.
4. Diminution des avis négatifs
En mettant en place ce point de contact, vous limiterez le nombre d'avis négatifs que vous recevrez. L'une des principales raisons pour lesquelles les gens se précipitent pour laisser un avis, c'est pour se défouler ; il s'agit souvent d'une réaction émotionnelle. Un service téléphonique adapté sert de tampon, en interceptant les personnes qui ont besoin d'aide.
Gérer les problèmes des clients par téléphone peut s'avérer délicat. Cependant, c'est bien mieux pour votre réputation que de laisser ces problèmes se retrouver dans des avis publics.
L'un des grands avantages d'investir dans un service téléphonique est qu'il redirige les utilisateurs vers le service client, et non vers les sites d'avis. Et qui ne rêve pas d'avoir une page TripAdvisor, Google Maps ou Yelp impeccable ?
5. Un meilleur suivi du personnel
D'un autre côté, investir dans un service téléphonique peut en réalité vous permettre de mieux superviser votre personnel. Tout comme il vous incombe de gérer les interactions avec les clients, vous devez également veiller à la manière dont votre personnel interagit avec eux.
Certaines offres de services comprennent des fonctionnalités de transcription ou d'enregistrement des appels. Celles-ci ont pour objectif de conserver le contenu des conversations téléphoniques. Cela peut s'avérer utile pour vous assurer que votre personnel respecte les politiques en vigueur et travaille efficacement. Cela offre d'excellentes opportunités de formation et permet d'investir dans la qualité de vos effectifs.
Il est également utile de vous protéger. Travailler avec plusieurs chargés de mission peut s'avérer difficile, surtout lorsque votre entreprise se développe. Il est judicieux de conserver une trace des conseils prodigués et des promesses faites. Vous pourrez ainsi garantir une expérience client cohérente.
Quel est le meilleur service de téléphonie pour une petite entreprise ?
Il n'existe pas de réponse toute faite quant au « meilleur » service téléphonique pour les petites entreprises. Toutes les entreprises n'ont pas besoin des mêmes fonctionnalités, ce qui exclut l'idée d'un service unique qui conviendrait à toutes.
Il vous faut plutôt passer en revue ces critères en interne avant de commencer à comparer les offres. Lorsque vous recherchez des services de téléphonie pour une petite entreprise, vous devez savoir quels sont les éléments à prendre en compte au cas par cas.
Cela dit, il existe certains signes positifs à repérer et certaines questions à se poser, telles que :
- Cette solution offre-t-elle la possibilité d'acheminer les appels à mesure que votre entreprise se développe ?
- Propose-t-il des services d'enregistrement ou de transcription que vous pourriez utiliser à des fins de formation ?
- La communication bidirectionnelle ou unidirectionnelle est-elle importante pour vous ? Si oui, propose-t-elle une API SMS ou un numéro court ?
- Investissez-vous déjà dans des campagnes par SMS ? Si vous souhaitez intégrer cette fonctionnalité, la solution propose-t-elle une passerelle SMS permettant d'envoyer des SMS depuis un ordinateur ?
- Est-il fourni avec un logiciel de marketing proposant des fonctionnalités d'envoi en masse ? Si ce n'est pas le cas, est-il compatible avec un tel logiciel ?
Vous devriez également tenir compte de critères plus généraux, tels que :
Existe-t-il une version d'essai gratuite ou une démo ? C'est préférable, car cela vous permet de tester le produit sans engagement financier trop important au départ.
- Est-ce compatible avec vos systèmes actuels ?
- Quels sont les avis ? Les autres utilisateurs apprécient-ils ce service ?
- Quelles sont les conditions d'annulation si le service ne vous convient pas ?
- Dispose-t-il des fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre stratégie téléphonique ?
- Est-ce le bon moment pour réaliser cet investissement pour votre entreprise ?
Si vous avez répondu à toutes ces questions et que vous cherchez encore un peu d'inspiration, nous vous suggérons de vous tourner vers ces prestataires :
- Nextiva
- RingCentral
- 8 × 8
Qu'est-ce que le service de téléphonie VoIP pour les petites entreprises ?
Un service de téléphonie VoIP destiné aux petites entreprises signifie tout simplement « voix sur protocole Internet ». Cela peut sembler compliqué, mais ce n'est pas aussi compliqué qu'il n'y paraît. C'est très pratique d'utiliser Internet pour passer des appels téléphoniques — par exemple, en utilisant un ordinateur portable pour répondre à un appel.
Plutôt que de dépendre d'un téléphone portable ou d'une ligne fixe, cette solution rend votre service téléphonique plus flexible. Elle vous offre tout simplement davantage d'options pour gérer les communications de votre entreprise.
Tous les opérateurs téléphoniques ne proposent pas la VoIP, qui reste une fonctionnalité assez pointue et réservée à une niche. Par conséquent, si cela vous intéresse, vous devrez rechercher spécifiquement des opérateurs qui proposent la VoIP. Cela peut toutefois en valoir la peine, surtout si vous envisagez de répondre à vos appels depuis un ordinateur.
Quand faut-il investir dans un service de téléphonie ?
Cela peut sembler prématuré, mais nous vous conseillons d'investir dès maintenant dans un service téléphonique. La statistique initiale que nous avons mentionnée, selon laquelle environ 60 % des clients souhaitent appeler les entreprises qu'ils trouvent sur Google, est éloquente. La demande est tout simplement trop forte pour que l'on puisse se permettre de retarder la mise en place de ce canal de communication.
Il existe de nombreuses raisons de diriger une petite entreprise. Peut-être souhaitez-vous vous constituer une clientèle fidèle, ou peut-être venez-vous tout juste de vous lancer. Quoi qu’il en soit, aucune de ces raisons ne justifie de ne pas investir dans un service téléphonique professionnel — ou, à tout le moins, dans un numéro professionnel ! Certes, il existe des solutions de compromis, comme l’utilisation d’un numéro personnel, mais cela a des conséquences, notamment le risque de s’épuiser.
Investir dans des services téléphoniques permet de concilier vie professionnelle et vie privée, donne une image professionnelle, facilite la communication avec les clients et jette les bases de la croissance de l'entreprise.
Compte tenu de tous ces avantages, c'est maintenant qu'il faut agir. C'est une excellente décision, quelle que soit l'étape à laquelle vous vous trouvez dans le développement de votre entreprise ; en fait, plus tôt vous le ferez, mieux ce sera.
Comment collecter des numéros de téléphone
Mais attendez un peu. À ce stade, vous comprenez ce qu’implique un service téléphonique, mais nous avons également évoqué les fonctionnalités marketing. C’est une bonne chose de choisir un service qui propose des fonctionnalités de marketing par SMS. Mais comment collecter concrètement des numéros de téléphone pour en tirer parti ?
C'est une excellente question, et à vrai dire, il existe plusieurs façons de s'y prendre. Vous pouvez utiliser n'importe laquelle des stratégies suivantes pour recueillir des numéros de téléphone afin de contacter des personnes via votre nouveau service téléphonique :
- Proposer des confirmations par SMS pour les réservations et les achats.
- Créer un programme de fidélité par SMS.
- Organisez des concours et demandez aux participants de fournir leur numéro de téléphone pour s'inscrire.
- Demandez à vos clients si vous pouvez leur envoyer des questionnaires de satisfaction par SMS.
- Configurez un logiciel de portail captif pour le réseau Wi-Fi réservé à vos invités.
Beambox : collecter des numéros de téléphone via le Wi-Fi
Saviez-vous qu'il est possible de collecter des numéros de téléphone via le Wi-Fi ? Il suffit d'un portail captif. Une stratégie de portail captif implique d'investir dans un logiciel spécifique qui s'intègre à votre réseau Wi-Fi existant. Voici comment cela fonctionne.
Lorsqu'un client clique pour se connecter à votre réseau invité, cela déclenche l'affichage du portail. Ce dernier s'affiche sous la forme d'une page Web contenant un formulaire demandant les informations de votre choix. Vous pouvez demander toutes sortes d'informations, qu'il s'agisse de données démographiques ou, dans le cas présent, de numéros de téléphone. N'est-ce pas ingénieux ?
Les clients ne peuvent poursuivre la procédure qu'après avoir rempli le formulaire, ce qui les incite davantage à communiquer leur numéro. Une fois cette étape franchie, ils bénéficient d'un accès immédiat à Internet, et vous obtenez un numéro à ajouter à votre base de données de contacts.
Vous devez respecter le RGPD en précisant que vous souhaitez utiliser leur numéro à des fins marketing et en obtenant leur consentement. Dans l'ensemble, cette stratégie est facile à mettre en place et ne nécessite aucune intervention une fois lancée. C'est un excellent moyen d'enrichir votre base de données et de préparer le terrain pour de futures campagnes par SMS ou par téléphone.
Chez Beambox, c'est notre cœur de métier : nous proposons une solution de marketing Wi-Fi tout-en-un dotée d'un portail personnalisable. Commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit de Beambox et suivez les étapes suivantes après avoir investi dans un service téléphonique pour votre petite entreprise !
FAQ
Ne partez pas tout de suite ! Revoyons ensemble ce que nous avons vu. Rien de tel qu’un petit quiz pour vérifier : êtes-vous sûr de vous souvenir de tous les points essentiels que nous venons de vous enseigner ?
Voici les questions les plus fréquemment posées concernant les services téléphoniques destinés aux petites entreprises. Y en a-t-il parmi celles-ci qui vous poseraient encore problème ?
Qu'est-ce qu'un service téléphonique pour petites entreprises ?
Un service téléphonique pour petites entreprises est simplement un système permettant aux petites entreprises de communiquer par téléphone mobile ou fixe.
Ce terme générique peut désigner une offre permettant de recevoir et de passer des appels. Il peut également recouvrir une solution un peu plus avancée, proposant des outils de marketing par SMS et des logiciels d'analyse. Elle peut même prendre en charge des fonctionnalités telles que l'acheminement des appels, lorsque plusieurs opérateurs gèrent les lignes.
Quel budget faut-il prévoir pour un service de téléphonie professionnelle ?
Prévoyez un budget d’au moins 20 $ par mois et par utilisateur, pouvant aller jusqu’à environ 40 $ par mois pour les formules plus avancées. Le coût d’un service téléphonique dépend vraiment de la taille de votre entreprise. Plus vous accorderez l’accès à un grand nombre de collaborateurs, plus le coût sera élevé. Pour les petites entreprises, l'investissement ne devrait pas être trop important. Nous le comparerions à un investissement dans un logiciel de marketing par e-mail ou de marketing via le Wi-Fi. De plus, il est déductible des impôts et extrêmement rentable ; il donne de bons résultats.
Quels sont les avantages d'un service téléphonique destiné aux petites entreprises ?
L'avantage d'un service téléphonique destiné aux petites entreprises réside dans le fait qu'il répond à la demande pour ce mode de communication. Décrocher le téléphone et passer un appel reste un moyen extrêmement populaire de communiquer avec les clients.
Cette stratégie vous permet donc de rester en contact tant avec votre clientèle existante qu'avec vos clients potentiels. Elle est peu coûteuse et s'avère indispensable si vous souhaitez développer votre activité et connaître un véritable succès.
