Beaucoup de gens choisissent d'appeler une entreprise après avoir trouvé des informations à son sujet en ligne. Ainsi, même les plus petites entreprises doivent choisir leur numéro professionnel avec soin. Un service téléphonique pour petites entreprises pourrait-il être la solution qu'il vous faut ?
La demande est une chose, mais ce qui rend vraiment indispensable un service téléphonique de qualité, c'est son impact sur la réussite. En réalité, ne pas investir dans un service téléphonique peut considérablement freiner votre croissance, et personne ne souhaite cela.
Dans ce guide, nous vous expliquerons pourquoi les services téléphoniques sont essentiels afin que vous puissiez peser le pour et le contre par vous-même. Préparez-vous à découvrir des définitions et des conseils pratiques, ainsi qu'une liste utile des avantages qui vous aideront à vraiment comprendre les avantages. Nous avons même ajouté une section sur le meilleur moment pour investir dans des services téléphoniques. Vous disposerez ainsi d'un calendrier précis.
Êtes-vous prêt à choisir définitivement un service téléphonique pour votre entreprise ? Poursuivez votre lecture pour déterminer la meilleure solution !
Qu'est-ce qu'un service téléphonique pour petites entreprises ?
Un service téléphonique pour petites entreprises est simplement un système qui permet aux entreprises de communiquer avec leurs clients sur leur téléphone portable ou fixe.
Il s'agit d'un terme générique qui englobe plusieurs stratégies et approches. Les systèmes téléphoniques professionnels comprennent généralement les appels illimités, et certains fournisseurs de services téléphoniques professionnels peuvent proposer des fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, vous pouvez activer la transcription des messages vocaux à des fins de formation.
Dans sa forme la plus simple, un numéro de téléphone professionnel permet de recevoir des appels et d'interagir avec les clients qui ont des questions. Cela ouvre une voie de communication et répond à une demande.
Cependant, cela pourrait également faciliter :
- La voix sur IP (VOIP) qui vous permet de passer des appels depuis Internet et différents appareils, tels que des ordinateurs.
- Communication bidirectionnelle via une API SMS
- Communication unidirectionnelle via un numéro court SMS
- Marketing SMS général
- Démarchage téléphonique
- Acheminement des appels permettant à plusieurs membres du personnel de prendre les appels entrants
Vous pouvez voir à quel point un service téléphonique peut devenir sophistiqué. Lorsque vous lancez une petite entreprise, les fonctionnalités dont vous avez besoin dépendent fortement de votre secteur d'activité et de vos objectifs.
Par exemple, une petite entreprise en ligne peut tout de même avoir besoin d'un système de routage des appels si elle traite fréquemment plusieurs demandes simultanées. À l'inverse, un petit restaurant peut traiter à la fois les clients sans réservation et les réservations en ligne, et être moins souvent confronté à des appels entrants conflictuels.
Par conséquent, bien qu'ils en soient à des étapes similaires de leur parcours et réalisent des bénéfices similaires, ils auraient besoin de fonctionnalités différentes.
En matière de services téléphoniques pour petites entreprises, il n'existe pas de solution universelle. Selon Numa, 60 % des gens choisissent d'appeler une entreprise après l'avoir trouvée sur Google. Vous devez donc prendre une décision individuelle et choisir un forfait comprenant les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.
Comment économiser de l'argent sur les services téléphoniques d'une petite entreprise
Les coûts des fournisseurs de services téléphoniques pour petites entreprises varient considérablement. Les options de base avec des fonctionnalités limitées peuvent coûter entre 20 et 50 dollars par utilisateur et par mois.
Le facteur qui influe le plus sur le coût est le nombre d'utilisateurs que vous souhaitez ajouter au forfait. Pour savoir comment économiser sur un service téléphonique pour petite entreprise, nous vous suggérons de bien réfléchir au nombre d'utilisateurs. Par exemple :
- Si vous vous ajoutez seul à un forfait à 40 $ par mois, vous ne payez que ces 40 $.
- Si vous ajoutez deux utilisateurs à un forfait à 40 $ par mois, cela revient à 80 $.
- Avec cinq utilisateurs, ces 80 $ passent à 200 $.
- Cependant, avec 10 utilisateurs, cela passerait à 400 $.
Si vous avez une équipe de 10 personnes, ajouter autant d'utilisateurs à un abonnement mensuel pourrait être contre-productif. Réfléchissez bien aux personnes que vous souhaitez impliquer. Les petites entreprises ont rarement besoin d'autant de personnel. Peut-être pourriez-vous vous débrouiller avec seulement votre responsable et vous-même ?
Il est également utile d'évaluer précisément les services dont vous avez besoin. Les lignes téléphoniques professionnelles pour répondre aux appels entrants sont indispensables, tout comme le routage des appels. Mais avez-vous besoin de fonctionnalités avancées telles que la VOIP ou même les visioconférences ?
Vous pourriez avoir accès à des services plus avancés ailleurs, comme Google Workspace. Les services téléphoniques plus coûteux ne sont pas nécessairement meilleurs. Le fait qu'ils offrent davantage de fonctionnalités ne signifie pas que votre entreprise en a réellement besoin ou que vous devriez investir. Évaluez plutôt les fonctionnalités qui justifient le prix et soyez intransigeant quant à vos besoins réels.
Une attitude intransigeante pourrait initialement vous faire économiser beaucoup d'argent à long terme. Personne ne souhaite avoir plus d'utilisateurs ou de fonctionnalités que nécessaire sur son service téléphonique, surtout si cela fait grimper la facture !
5 avantages liés à l'utilisation d'un service téléphonique
Vous savez ce qu'est un service téléphonique et comment économiser de l'argent grâce à ces forfaits professionnels pratiques. Cependant, vous devez d'abord comprendre exactement ce qui fait la valeur de cette stratégie. Investir dans un service téléphonique pour votre entreprise présente de nombreux avantages, notamment celui de faciliter la communication.
Dans cette optique, voici les cinq principaux avantages des services téléphoniques pour les entreprises. Ces avantages pourraient constituer une excellente motivation ou aider à prendre une décision si vous hésitez à investir.
1. Une meilleure communication
Cet avantage principal est indéniable : vous ouvrez un canal très demandé et permettez une meilleure communication avec les clients. C'est formidable pour permettre de meilleures réponses, et en tirant parti de cet avantage, vous ouvrez la voie à encore plus d'améliorations.
2. Les fondements de la croissance
Un service téléphonique de bonne qualité offre davantage d'opportunités, notamment des bases pour la croissance. L'ouverture de ces voies de communication crée des occasions d'entrer en contact avec davantage de personnes et fournit le cadre nécessaire à l'expansion.
3. Confiance accrue
Il est indéniable qu'un service téléphonique renforce la confiance envers votre entreprise. C'est excellent pour une image de marque faisant autorité. Disposer d'un point de contact unique et fiable rassure les clients potentiels et actuels. Cela donne également une image plus professionnelle.
Feriez-vous confiance à une entreprise disposant d'un numéro de téléphone public (et facile à retenir) ? Ou feriez-vous plutôt confiance à une entreprise insaisissable dont vous ne savez pas comment la contacter ? Ce moyen de communication instantané ajoute simplement un élément de fiabilité et de prestige.
4. Réduction des avis négatifs
En fournissant ce point de contact, vous limiterez le nombre d'avis négatifs que vous recevrez. L'une des principales raisons pour lesquelles les gens se précipitent pour laisser des avis est pour se défouler ; il s'agit souvent d'une réaction émotionnelle. Un service téléphonique adéquat sert de tampon, permettant de retenir les personnes qui ont besoin d'aide.
Il peut être délicat de traiter les problèmes des clients par téléphone. Cependant, cela est bien meilleur pour votre réputation que de laisser ces problèmes se retrouver dans des avis publics.
L'un des grands avantages d'investir dans un service téléphonique est qu'il redirige les gens vers le service client, et non vers les sites d'avis. Et qui ne rêve pas d'avoir une plateforme TripAdvisor, Google Maps ou Yelp flambant neuve ?
5. Meilleur suivi du personnel
D'un autre côté, investir dans un service téléphonique peut en réalité améliorer votre capacité à superviser votre personnel. Tout comme il est de votre responsabilité de gérer les interactions avec les clients, vous devez également gérer la manière dont votre personnel interagit avec eux.
Certains forfaits de services comprennent des fonctionnalités de transcription ou d'enregistrement vocal. L'objectif est de conserver le contenu des appels téléphoniques. Cela peut s'avérer utile pour vous assurer que votre personnel respecte les politiques et travaille efficacement. Cela offre d'excellentes opportunités de formation et d'investissement dans la qualité de votre main-d'œuvre.
Il est également important de vous protéger. Travailler avec plusieurs gestionnaires d'appels peut s'avérer difficile, en particulier lorsque votre entreprise se développe. Il est utile de conserver une trace des conseils et des promesses faits. Vous pouvez ainsi garantir une expérience client cohérente.
Quel est le meilleur service téléphonique pour une petite entreprise ?
Le « meilleur » service téléphonique pour les petites entreprises n'est pas une réponse toute faite. Toutes les entreprises n'ont pas besoin des mêmes fonctionnalités, ce qui élimine le concept d'un service unique et gagnant.
Au lieu de cela, vous devez examiner les critères en interne avant de faire du lèche-vitrine. Lorsque vous recherchez des services téléphoniques pour les petites entreprises, vous devez savoir ce que vous recherchez au cas par cas.
Cela dit, il y a certains signes positifs à rechercher et certaines questions à se poser, comme par exemple :
- Offre-t-il la possibilité d'acheminer les appels à mesure que votre entreprise se développe ?
- Propose-t-il des services d'enregistrement ou de transcription que vous pourriez utiliser à des fins de formation ?
- La communication bidirectionnelle ou unidirectionnelle est-elle importante pour vous ? Si oui, propose-t-elle une API SMS ou un code court ?
- Investissez-vous déjà dans des campagnes de SMS ? Si vous souhaitez intégrer cette fonctionnalité, le service propose-t-il une passerelle SMS permettant d'envoyer des SMS depuis un ordinateur ?
- Est-il fourni avec un logiciel de marketing qui intègre des fonctionnalités d'envoi groupé ? Si ce n'est pas le cas, est-il compatible avec un tel logiciel ?
Vous devriez également tenir compte de critères plus généraux, tels que :
Existe-t-il une option d'essai gratuit ou de démonstration ? C'est préférable, car cela vous permet de tester le produit sans engagement financier trop important au départ.
- Est-il compatible avec vos systèmes existants ?
- Quels sont les avis ? Les autres personnes approuvent-elles ce service ?
- Quelle est la politique d'annulation si cela ne convient pas ?
- Dispose-t-il des fonctionnalités requises par votre stratégie téléphonique particulière ?
- Est-ce le bon moment pour réaliser cet investissement pour votre entreprise ?
Si vous avez répondu à toutes ces questions et que vous avez encore besoin d'inspiration, nous vous suggérons de vous tourner vers les prestataires suivants :
- Nextiva
- RingCentral
- 8 x 8
Qu'est-ce que le service téléphonique VOIP pour une petite entreprise ?
Un service téléphonique VOIP pour petite entreprise signifie simplement « voix sur protocole Internet ». Cela peut sembler compliqué, mais ce n'est pas aussi compliqué qu'il n'y paraît. Il est pratique d'utiliser Internet pour passer des appels téléphoniques, par exemple en utilisant un ordinateur portable pour prendre un appel.
Plutôt que de dépendre d'un téléphone mobile ou fixe, cela rend votre service téléphonique plus flexible. Cela vous offre simplement plus d'options pour gérer les communications de votre entreprise.
Tous les services téléphoniques ne proposent pas la VOIP, qui est une fonctionnalité assez spécialisée et avancée. Par conséquent, si cela vous intéresse, vous devrez rechercher spécifiquement les fournisseurs qui proposent la VOIP. Cela peut toutefois en valoir la peine, surtout si vous envisagez de passer des appels depuis un ordinateur.
Quand faut-il investir dans un service téléphonique ?
Cela peut sembler prématuré, mais nous vous conseillons d'investir dès maintenant dans un service téléphonique. La statistique initiale que nous avons mentionnée, selon laquelle environ 60 % des clients souhaitent appeler les entreprises qu'ils trouvent sur Google, est révélatrice. La demande est trop importante pour retarder la mise en place de ce moyen de communication.
Vous pouvez avoir une petite entreprise pour plusieurs raisons. Peut-être souhaitez-vous avoir une clientèle fidèle, ou peut-être venez-vous de vous lancer. Quoi qu'il en soit, aucune de ces raisons ne justifie de ne pas investir dans un service téléphonique professionnel, ou au moins dans un numéro ! Bien sûr, il existe des compromis, comme l'utilisation d'un numéro personnel, mais cela a des répercussions, comme le risque d'épuisement professionnel.
Investir dans des services téléphoniques permet d'établir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, donne une image professionnelle, améliore la communication avec les clients et jette les bases de la croissance de l'entreprise.
Compte tenu de tous ces avantages, c'est le moment ou jamais. C'est une excellente décision, quel que soit le stade auquel se trouve votre entreprise ; en fait, le plus tôt sera le mieux.
Comment collecter des numéros de téléphone
Mais attendez un peu. À présent, vous comprenez ce qu'implique un service téléphonique, mais nous avons également abordé les fonctionnalités marketing. Il est tout à fait judicieux de choisir un service qui offre des fonctionnalités de marketing par SMS. Mais comment collecter les numéros de téléphone pour en tirer parti ?
C'est une excellente question, et la vérité est qu'il existe plusieurs façons d'atteindre cet objectif. Vous pouvez utiliser l'une des stratégies suivantes pour collecter des numéros de téléphone afin de contacter des personnes via votre nouveau service téléphonique :
- Proposez des confirmations par SMS pour les réservations et les achats.
- Créez un programme de fidélité basé sur le texte.
- Organisez des concours et demandez les numéros de téléphone pour participer.
- Demandez à vos clients si vous pouvez leur envoyer des questionnaires de satisfaction par SMS.
- Configurez un logiciel de portail captif pour le réseau Wi-Fi de vos invités.
Beambox : collecte de numéros de téléphone via le Wi-Fi
Saviez-vous que vous pouvez collecter des numéros de téléphone via le Wi-Fi ? Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un portail captif. Une stratégie de portail captif implique d'investir dans un logiciel spécifique qui se connecte à votre réseau Wi-Fi existant. Voici comment cela fonctionne.
Lorsqu'un client clique pour rejoindre votre réseau invité, cela déclenche l'apparition du portail. Le portail se présente sous la forme d'une page Web contenant un formulaire dans lequel vous pouvez demander les informations de votre choix. Vous pouvez demander n'importe quelle information, des données démographiques aux numéros de téléphone, dans le cas présent. N'est-ce pas ingénieux ?
Les clients ne peuvent continuer que s'ils remplissent le formulaire, ce qui les incite davantage à communiquer leur numéro. Une fois qu'ils l'ont fait, ils bénéficient d'un accès instantané à Internet et vous obtenez un numéro pour votre base de données de contacts.
Vous devez respecter le RGPD en indiquant que vous souhaitez utiliser leur numéro à des fins marketing et obtenir leur consentement. Dans l'ensemble, cette stratégie est facile à mettre en place et entièrement passive après son lancement. C'est un excellent moyen d'enrichir votre base de données et de permettre de futures campagnes par SMS ou par téléphone.
Chez Beambox, c'est notre pain quotidien : nous proposons une solution marketing WiFi tout-en-un avec un portail personnalisable. Commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit de Beambox et suivez les étapes suivantes après avoir investi dans votre service téléphonique pour petite entreprise !
FAQ
Ne partez pas tout de suite ! Revenons sur ce que nous avons vu. Rien de tel qu'un petit quiz rapide : êtes-vous sûr de vous souvenir de tous les éléments essentiels que nous venons de vous enseigner ?
Voici les questions les plus fréquemment posées au sujet des services téléphoniques pour les petites entreprises. Y en a-t-il qui vous laissent encore perplexe ?
Qu'est-ce qu'un service téléphonique pour petites entreprises ?
Un service téléphonique pour petites entreprises est simplement un système permettant à une petite entreprise de communiquer par téléphone mobile ou fixe.
Ce terme générique peut désigner un ensemble de services permettant de recevoir et de passer des appels. Il peut également désigner un ensemble de services plus avancés, comprenant des logiciels de marketing par SMS et d'analyse. Il peut même faciliter certaines tâches telles que le routage des appels, lorsque plusieurs opérateurs gèrent les lignes.
Quel budget prévoir pour un service téléphonique professionnel ?
Prévoyez un budget d'au moins 20 $ par mois et par utilisateur, voire jusqu'à environ 40 $ par mois pour les forfaits plus avancés. Le coût d'un service téléphonique dépend vraiment de la taille de votre entreprise. Plus vous donnez accès à un grand nombre d'employés, plus cela vous coûtera cher. Pour les petites entreprises, l'investissement ne devrait pas être trop important. Nous le mettrions au même niveau que l'investissement dans un logiciel de marketing par e-mail ou de marketing WiFi. De plus, il est déductible des impôts et extrêmement rentable ; il donne de bons résultats.
Quels sont les avantages d'utiliser un service téléphonique pour petites entreprises ?
L'avantage d'un service téléphonique pour petites entreprises est qu'il vous permet de répondre à la demande pour ce type de communication. Décrocher le téléphone et passer un appel reste un moyen très populaire de communiquer avec les clients.
Cette stratégie vous permet donc de rester en contact avec votre clientèle existante et vos clients potentiels. Elle est peu coûteuse et indispensable si vous souhaitez développer votre entreprise et connaître un véritable succès.
