Guide expert pour équilibrer votre tiroir-caisse

Certains éléments de l'hospitalité sont rassurants et traditionnels.

Il y a l'enregistrement à la réception de l'hôtel, le pourboire donné au personnel pour son excellent travail et le sentiment d'importance que l'on ressent lorsque le concierge fait garer votre voiture dans le parking souterrain.

Au milieu d'un océan de prouesses technologiques et d'influence des réseaux sociaux, ce sont ces éléments qui font de cette industrie ce qu'elle est.

Ce qui nous amène aux caisses enregistreuses. Non, vraiment, c'est l'une des tâches les plus importantes dans la gestion moderne d'un restaurant ou d'un hôtel, et c'est une pratique aussi traditionnelle que possible.

Il est également très facile de se tromper, alors considérez ce guide comme votre référence unique pour équilibrer une caisse enregistreuse.

Pourquoi est-il si important d'équilibrer une caisse enregistreuse ?

Avec un adulte sur dix ayant abandonné l'argent liquide rien qu'au Royaume-Uni, on pourrait penser que les tiroirs-caisses sont désormais obsolètes.

Ce n'est tout simplement pas le cas. Pour beaucoup d'entre nous, l'argent liquide reste roi. Une étude réalisée en 2018 a révélé que 83 % des consommateurs américains regretteraient l'argent liquide s'il disparaissait à jamais.

Ainsi, votre entreprise hôtelière continuera à engranger des bénéfices à un rythme soutenu pendant un certain temps encore. Quoi qu'il en soit, l'émergence de nouveaux moyens de paiement tels qu'Apple Pay rend plus important que jamais le contrôle de la caisse.

Vous devez comptabiliser toutes les entrées d'argent dans votre entreprise, quelle que soit leur provenance. Cela garantit que tous les bénéfices que vous générez sont correctement comptabilisés et donne à votre entreprise une image financière beaucoup plus claire.

Il vous aidera même à prévoir et à planifier les inévitables hauts et bas que connaîtra votre entreprise.

Mais… je fais confiance à mes employés !

Même si vous faites entièrement confiance à vos employés, vous devez accepter le fait que, comme votre entreprise manipule de l'argent liquide, il existe toujours un risque que certains d'entre eux mal intentionnés en profitent.

On estime que les entreprises américaines perdent en moyenne 7 % de leur chiffre d'affaires annuel à cause du vol commis par leurs employés.

Cela ne signifie pas que vous devez surveiller vos arrières à chaque instant en tant que propriétaire d'entreprise, mais cela illustre bien l'importance de la caisse enregistreuse du restaurant et de votre capacité à la équilibrer.

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3 points essentiels à retenir pour équilibrer votre caisse enregistreuse

Avant d'entrer dans le vif du sujet, voici trois éléments essentiels à prendre en compte chaque fois que vous effectuez le bilan de vos caisses enregistreuses.

1. Il doit toujours y avoir une seule personne par tiroir.

Il peut être tentant de réduire les coûts et de n'avoir qu'un seul tiroir-caisse pour tout le monde, mais nous vous recommandons vivement d'en acheter autant que vous avez d'employés en service à un moment donné. Plus le nombre de personnes ayant accès au même tiroir-caisse est élevé, plus vous répartissez la responsabilité de ce qui s'y passe.

2. Commencez votre journée en comptant votre argent liquide.

On pourrait facilement penser que le bilan de caisse ne doit être effectué qu'à la fin de la journée. Ce n'est pas le cas. Veillez à commencer chaque journée en comptant le montant déjà présent dans votre caisse. Cela vous permettra de disposer en permanence d'une somme d'argent suffisante dans votre caisse pour répondre à la demande et faciliter le bilan de fin de journée.

3. Déposer l'argent liquide tout au long des quarts de travail

Une caisse bien rangée est une caisse en bonne santé. Pendant les périodes creuses, veillez à déposer l'argent liquide, à compter l'argent présent et à retirer la différence de votre comptage matinal. Faites-le à deux afin de vous assurer que chaque dépôt et chaque comptage sont vérifiés par deux personnes. Prenez cette habitude et votre bilan devrait être beaucoup plus facile à réaliser.

Le processus en 5 étapes pour équilibrer les caisses enregistreuses

Maintenant que nous savons pourquoi, comment et quand équilibrer la trésorerie de votre entreprise, voici comment procéder en cinq étapes simples.

Imprimez la liste suivante, affichez-la près de chaque caisse et faites-en le mantra de votre équipe !

1. Déterminez le montant initial idéal

Il est important que votre caisse enregistreuse contienne un nombre constant de pièces et de billets afin que vous ayez toujours suffisamment de monnaie pour vos clients.

De même, trop d'argent liquide dans le tiroir-caisse peut inciter au vol, il est donc important de le garder sous contrôle en fixant un montant de départ raisonnable.

Déterminez le montant de base que vous conserverez dans chaque caisse pour traiter les transactions que vous êtes susceptible d'effectuer chaque jour. Pour cela, il peut être utile de consulter les rapports de recettes quotidiens.

2. Gardez un employé par caisse enregistreuse.

Nous l'avons mentionné dans nos conseils rapides ci-dessus, mais cela mérite d'être répété.

Un employé par caisse signifie que vous avez une seule ligne hiérarchique et un service de restauration beaucoup plus efficace grâce à la réduction des erreurs liées au syndrome du « trop de cuisiniers ».

3. Exécutez une lecture X.

Lorsque vous atteignez un point d'arrêt (généralement un changement d'équipe), effectuez une lecture X sur votre système de point de vente. Imprimez-la et ouvrez le tiroir-caisse avant de vous retirer dans un endroit discret.

4. Effectuer le comptage physique

Une fois le tiroir-caisse retiré et le X à portée de main, commencez le comptage physique.

Additionnez les totaux de toutes les pièces, billets et reçus PDQ, puis comparez le résultat aux totaux indiqués sur le X read.

Si aucune erreur n'a été commise lors de la remise de la monnaie (ou pire), tout devrait correspondre. Gardez simplement à l'esprit qu'il n'est pas rare d'avoir un léger déficit de caisse, car ceux-ci sont généralement plus fréquents que les excédents.

5. N'oubliez pas le dépôt d'argent liquide

Un dépôt d'argent liquide consiste pour un membre senior du personnel à retirer manuellement de l'argent liquide et à le déposer dans le tiroir-caisse. Cela vous aidera à suivre les transactions des clients et à garantir le maintien du niveau de trésorerie de base essentiel (voir étape 1).

La fréquence et le moment de ces baisses dépendent entièrement de vous, mais il est judicieux de le faire lorsque le commerce ralentit un peu afin d'éviter de perturber le service.

Lorsqu'un dépôt d'argent liquide est effectué, veillez à ce que le nom de l'employé qui l'a effectué soit consigné, ainsi que l'heure, la date et le montant du dépôt. Demandez au caissier de signer la transaction afin de garantir que la responsabilité de travailler avec le nouveau solde soit consignée.

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Comment équilibrer une caisse enregistreuse – FAQ

Q : Que signifie « équilibrer une caisse enregistreuse » ? Équilibrer une caisse enregistreuse désigne le processus consistant à s'assurer que l'argent contenu dans le tiroir-caisse reflète fidèlement les transactions commerciales de la journée (ou du quart de travail).

Q : Quelle est la bonne façon de ranger les billets dans un tiroir-caisse ? Pour faciliter le bilan, il est préférable de placer les billets dans le même sens afin que leur montant se trouve au même endroit lors du comptage physique.

Q : Que faire si je dépasse le montant d'un billet particulier ? Si vous prenez plus de billets que le tiroir-caisse ne peut en contenir, attachez les billets en surplus ensemble et placez-les dans le compartiment situé sous le tiroir. Pour éviter d'avoir à faire cela, veillez à ce que les dépôts et retraits d'argent liquide soient effectués régulièrement par des membres du personnel senior.

Q : Quelle est la différence entre une lecture X et une lecture Z ? Les lectures X et Z sur les systèmes de point de vente modernes fournissent essentiellement les mêmes informations si elles sont effectuées en même temps, mais une lecture X vous donne une lecture (ou un aperçu), tandis qu'une lecture Z réinitialise le rapport de caisse.

Q : Que dois-je faire si la caisse ne correspond pas ? Si votre caisse ne correspond pas, parlez-en à un membre senior du personnel. Notez exactement le montant du décalage et où se trouve la différence en termes de type de reçu (cela devrait être identifiable en comparant tous les reçus physiques et l'argent liquide avec le X lu).

Q : Puis-je me fier au système de point de vente pour le bilan de caisse ? Oui. Un système de point de vente moderne devrait toujours vous fournir des lectures X et Z précises, et la plupart d'entre eux disposent d'une fonction d'audit au niveau de l'utilisateur, de sorte que chaque transaction est horodatée et associée à l'opérateur concerné.

Q : Combien de dépôts d'argent liquide dois-je effectuer ? C'est à vous de décider, mais il est important de garder à l'esprit que l'objectif principal est de veiller à ce que votre solde de départ ne diminue jamais et que vous disposiez de suffisamment d'argent liquide dans la caisse pour traiter les transactions des clients.

Q : Quand dois-je effectuer le bilan de caisse ? Il est généralement préférable d'effectuer le bilan de caisse à la fin de la journée ou à la fin du service d'un caissier.

 Lecture complémentaire : Liste de contrôle en 10 étapes pour déterminer le meilleur système de point de vente

Conclusion

Certaines choses ne changent jamais, et le processus de réglage de la caisse enregistreuse en est un parfait exemple : il s'agit d'une routine ancestrale dans le secteur de l'hôtellerie-restauration que toutes les entreprises du secteur doivent suivre à la lettre.

Nous espérons que notre guide deviendra votre bible en matière d'équilibrage de caisse. Pourquoi ne pas le partager avec votre personnel afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde ?

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