Guide d'expert pour faire le bilan de votre tiroir-caisse

Certains aspects de l'accueil sont d'un traditionalisme rassurant.

Il y a l'enregistrement à la réception de l'hôtel, le fait de donner un pourboire au personnel d'accueil pour le travail bien fait, et ce sentiment éphémère d'importance que l'on ressent lorsque le concierge s'occupe de faire garer votre voiture dans le parking souterrain.

Au milieu d'un océan de prouesses technologiques et d'influence des réseaux sociaux, ce sont ces éléments qui font de ce secteur ce qu'il est.

Ce qui nous amène aux caisses enregistreuses. Non, vraiment : il s'agit là d'une des tâches les plus importantes dans la gestion moderne des restaurants et des hôtels, et c'est une pratique on ne peut plus traditionnelle.

C'est aussi d'une facilité déconcertante de se tromper ; considérez donc ce guide comme votre référence unique pour savoir comment faire le bilan de caisse.

Pourquoi est-il si important de faire le bilan de caisse ?

Au Royaume-Uni seulement, un adulte sur dix ayant déjà adopté le paiement sans espèces, on pourrait facilement penser que les tiroirs-caisses sont devenus une sorte de relique.

Ce n'est tout simplement pas le cas. Pour beaucoup d'entre nous, l'argent liquide reste bel et bien roi. Une étude réalisée en 2018 a révélé que 83 % des consommateurs américains regretteraient l'argent liquide s'il venait à disparaître pour toujours.

Ainsi, votre établissement hôtelier continuera donc à encaisser des recettes à un rythme soutenu pendant encore quelque temps et, quoi qu’il en soit, l’apparition de nouveaux moyens de paiement comme Apple Pay rend désormais le bilan de caisse plus important que jamais.

Vous devez comptabiliser toutes les entrées de trésorerie de votre entreprise, quelle que soit leur provenance. Cela permet de s'assurer que l'ensemble des bénéfices que vous générez est correctement comptabilisé et offre à votre entreprise une vision beaucoup plus claire de sa situation financière.

Cela vous aidera même à anticiper et à vous préparer aux inévitables fluctuations que connaîtra votre entreprise.

Mais… j'ai confiance en mes employés !

Même si vous faites pleinement confiance à vos employés, vous devez accepter le fait que, votre entreprise manipulant des espèces, il existe toujours un risque que certains d'entre eux, mal intentionnés, en profitent.

On estime que les entreprises américaines perdent chaque année en moyenne 7 % de leur chiffre d'affaires annuel à cause des vols commis par leurs employés.

Cela ne signifie pas pour autant que vous deviez, en tant que chef d'établissement, surveiller vos arrières à chaque instant, mais cela illustre parfaitement l'importance de la caisse du restaurant et de votre capacité à en établir le bilan.

3 points essentiels à retenir pour faire le bilan de votre caisse

Avant d'entrer dans le vif du sujet, voici trois éléments d'une importance capitale dont vous devrez tenir compte à chaque fois que vous ferez le bilan de vos caisses.

1. Veillez à ce qu'il y ait toujours une personne par tiroir

Il peut être tentant de réduire les coûts et de n'utiliser qu'un seul tiroir-caisse pour tout le monde, mais nous vous recommandons vivement d'en acheter autant qu'il y a de membres du personnel en service à un moment donné. Plus il y a de personnes ayant accès au même tiroir-caisse, plus la responsabilité de ce qui s'y passe est répartie entre plusieurs personnes.

2. Commencez votre journée en comptant votre argent liquide

On pourrait facilement penser que le décompte de la caisse n’est une opération à effectuer qu’à la fin de la journée. Ce n’est pas le cas. Veillez à commencer chaque journée en comptant l’argent déjà présent dans votre caisse. Cela vous permettra de maintenir un montant de base constant et suffisant dans votre caisse pour répondre à la demande et faciliter le décompte de fin de journée.

3. Déposer de l'argent liquide tout au long des services

Une caisse bien rangée est une caisse en bonne santé. Pendant les périodes creuses, veillez à déposer l'argent, à compter les espèces présentes et à retirer la différence par rapport à votre comptage du matin. Effectuez ces opérations à deux afin que chaque dépôt et chaque comptage soient vérifiés par deux paires d'yeux. Prenez cette habitude et votre clôture de caisse devrait s'avérer bien plus facile à réaliser.

La procédure en 5 étapes pour faire le bilan de caisse

Maintenant que nous savons quoi faire, pourquoi et quand pour équilibrer la trésorerie de votre entreprise, voici comment procéder en cinq étapes simples.

Imprimez la liste ci-dessous, affichez-la au mur près de chaque caisse et faites-en la devise de votre équipe !

1. Déterminez le montant de départ qui vous convient le mieux

Il est important que votre caisse contienne une quantité constante de pièces et de billets afin que vous ayez toujours suffisamment de monnaie pour vos clients.

De même, une trop grande quantité d'argent liquide dans la caisse peut inciter au vol ; il est donc important de maîtriser ce montant en fixant un montant de départ raisonnable.

Déterminez le montant de base que vous conserverez dans chaque caisse pour faire face aux transactions que vous êtes susceptible de traiter chaque jour. Pour cela, il vous sera utile de consulter vos rapports de recettes au jour le jour.

2. Prévoir un employé par caisse

Nous l'avons déjà mentionné dans nos conseils pratiques ci-dessus, mais cela mérite d'être répété.

Le fait d'avoir un employé par caisse permet d'avoir une chaîne de responsabilité claire et d'assurer un fonctionnement bien plus efficace du service en salle, grâce à la réduction des erreurs liées au syndrome du « trop de cuisiniers ».

3. Lancer une lecture X

Lorsque vous arrivez à un moment où vous devez vous arrêter (généralement lors d'un changement d'équipe), effectuez une lecture « X » sur votre système de point de vente. Imprimez le résultat, videz le tiroir-caisse, puis retirez-vous dans un endroit à l'écart.

4. Procéder au comptage physique

Une fois le tiroir-caisse retiré et le code X à portée de main, commencez le comptage physique.

Faites le total de toutes les pièces, de tous les billets et de tous les tickets de caisse PDQ, puis comparez le résultat aux totaux indiqués sur le relevé X.

À condition qu'aucune erreur n'ait été commise lors de la remise de la monnaie (ou pire encore), les comptes devraient s'équilibrer. Gardez simplement à l'esprit qu'il n'est pas rare de constater un léger déficit de caisse, car celui-ci est généralement plus fréquent que les excédents.

5. N'oubliez pas de déposer l'argent liquide

Un « dépôt d'espèces » consiste, pour un membre senior du personnel, à retirer manuellement les espèces du tiroir-caisse et à les déposer dans celui-ci. Cela vous aidera à suivre les transactions des clients et à garantir le maintien du niveau de trésorerie de base indispensable (voir étape 1).

La fréquence et le moment de ces réductions dépendent entièrement de vous, mais il est judicieux de les effectuer lorsque le volume des transactions baisse légèrement, afin d'éviter toute perturbation du service.

Lorsqu'un dépôt d'espèces est effectué, veillez à ce que le nom de l'employé qui l'a réalisé soit consigné, ainsi que l'heure, la date et le montant du dépôt. Demandez au caissier de valider la transaction afin de garantir que la responsabilité liée à la gestion du nouveau solde soit bien consignée.

Comment faire le bilan d'une caisse enregistreuse – FAQ

Q : Qu'est-ce que le « bilan de caisse » ? Le bilan de caissedésigne le processus consistant à s'assurer que la somme d'argent contenue dans le tiroir-caisse correspond exactement aux transactions commerciales de la journée (ou du service).

Q : Quelle est la bonne façon de ranger les billets dans un tiroir-caisse ? Pour faciliter le rapprochement comptable, il est préférable de placer les billets dans le même sens, de manière à ce que le montant indiqué figure toujours au même endroit lors du comptage physique.

Q : Que faire si je dépasse la quantité autorisée pour un billet donné ? Si vous recevez plus de billets que ne peut en contenir le tiroir, attachez les billets excédentaires ensemble et placez-les dans le compartiment situé sous le tiroir. Pour éviter d'en arriver là, veillez à ce que les dépôts et les retraits d'espèces soient effectués régulièrement par des membres du personnel de direction.

Q : Quelle est la différence entre une lecture « X » et une lecture « Z » ? Sur les systèmes de point de vente modernes, les lectures « X» et « Z »fournissent essentiellement les mêmes informations lorsqu’elles sont effectuées simultanément, mais une lecture « X » vous donne un aperçu des données, tandis qu’une lecture « Z » réinitialise le rapport de caisse.

Q : Que dois-je faire si la caisse ne quadrille pas ? Si votre caisse ne quadrillepas, adressez-vous à un responsable. Notez précisément le montant du écart et identifiez le type de ticket concerné (vous devriez pouvoir le déterminer en comparant l'ensemble des tickets physiques et de l'argent en caisse avec le relevé de caisse).

Q : Puis-je me fier au système de caisse pour le bilan de caisse ? Oui. Un système de caisse moderne devrait toujours fournir des relevés X et Z précis, et la plupart intègrent une fonctionnalité d'audit au niveau de l'utilisateur, de sorte que chaque transaction est horodatée et associée à l'employé concerné.

Q : Combien de réapprovisionnements en espèces dois-je effectuer ? C'est à vous de décider, mais il est important de garder à l'esprit que l'objectif principal est de veiller à ce que votre solde initial ne diminue jamais et que vous disposiez de suffisamment d'argent dans la caisse pour traiter les transactions des clients.

Q : Quand dois-je procéder à la clôture de caisse ? En règle générale, il est préférable de procéder à la clôture decaisse à la fin de la journée ou à la fin du service d'un caissier.

 À lire également : Une liste de contrôle en 10 étapes pour choisir le meilleur système de caisse

Pour conclure

Certaines choses ne changent jamais, et la procédure de clôture de caisse illustre parfaitement cette routine immuable du secteur de l'hôtellerie-restauration que chaque établissement doit respecter à la lettre.

Nous espérons que ce guide deviendra votre référence incontournable en matière de clôture de caisse. Pourquoi ne pas le partager avec votre personnel afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde ?

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