Il va sans dire que la comptabilité est un domaine dans lequel il faut veiller à la précision. Qu'il s'agisse des dépenses professionnelles, des bénéfices ou simplement du suivi de chaque facture, avec un nombre aussi important de séjours, surtout pour les grands hôtels, la comptabilité peut vite devenir ingérable. Un logiciel de comptabilité hôtelière est une véritable bouée de sauvetage pour les chefs d'entreprise très occupés.
Il est indéniable qu’il y a beaucoup de choses à suivre lorsqu’on gère une entreprise du secteur de l’hôtellerie. Mais quand on pense à un établissement qui peut accueillir jusqu’à 200 nouveaux clients par nuit, on comprend pourquoi l’automatisation devient indispensable. Il serait tout simplement impossible d’en assurer l’enregistrement précis tout en continuant à gérer un hôtel prospère. Même le meilleur comptable devrait être constamment sur le qui-vive, et tous les hôtels ne peuvent pas se le permettre.
Dans ce guide, nous vous expliquerons tout ce qu’il faut savoir pour choisir un logiciel destiné à faciliter la comptabilité de votre hôtel. Nous déterminerons s’il s’agit d’un investissement judicieux pour vous, nous aborderons les subtilités de la comptabilité hôtelière, nous vous donnerons quelques définitions claires et nous établirons un budget.
Prêt ? C'est parti ! En moins de 10 minutes, vous aurez défini les prochaines étapes à suivre !
Les subtilités de la comptabilité hôtelière
Nous avons déjà évoqué les raisons pour lesquelles la gestion des comptes d’un hôtel est si complexe. Dès qu’un hôtel atteint une certaine taille, il devient difficile d’assurer le suivi des comptes. Pensez-y : vous pourriez avoir 250 chambres dont le taux d’occupation est de 50 % par nuit. Cela représente 125 réservations à enregistrer, et ce, chaque jour.
En outre, vous devez également tenir compte des dépenses d'exploitation. Celles-ci comprennent notamment les coûts liés au personnel ainsi que les factures d'électricité et de chauffage. Le suivi des dépenses peut rapidement devenir un véritable cauchemar si vous ne disposez pas d'un planning de service régulier. Heureusement, le taux de rotation du personnel dans le secteur hôtelier n'est pas aussi élevé que celui des restaurants, qui peut atteindre 75 %.
Dans des établissements d’une telle envergure, il est de toute façon difficile de suivre ses dépenses. Qui a le temps de se consacrer à 100 % au suivi des bénéfices ? Soyons réalistes, nous savons tous que réaliser des bénéfices nécessite (ou du moins, c’est l’impression qu’on a) 100 % de son temps. Et n’en parlons même pas si vous gérez des chaînes hôtelières, et pas seulement des hôtels de charme indépendants : il n’y a tout simplement pas assez d’heures dans une journée.
Dans le cadre de la gestion comptable, il peut être utile d'investir dans des outils d'analyse de données pour garder le contrôle de la situation. Il s'agit de l'un des processus financiers les plus importants, non seulement pour la tenue des registres fiscaux, mais aussi pour la croissance de l'entreprise. Cet investissement supplémentaire en vaut vraiment la peine.
Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité hôtelière ?
Un logiciel de comptabilité hôtelière est un outil technologique qui vous aide à suivre vos opérations financières. Il permet de surveiller et d'enregistrer les bénéfices et les coûts d'exploitation. Il vous fournit également des analyses financières qui vous aident à améliorer votre activité et à accroître votre réussite.
Il est important de souligner qu’il s’agit là aussi d’une solution spécialisée. Il existe de nombreux logiciels de comptabilité sur le marché, mais en choisir un spécialement conçu pour le secteur hôtelier vous garantit des fonctionnalités clés plus adaptées. Il est en effet utile que tout soit pensé en fonction de votre secteur d’activité.
C'est comme si vous aviez votre propre comptable d'hôtel qui collectait des données 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en arrière-plan. Pas étonnant que ce soit l'un des outils technologiques incontournables pour les hôtels, dont vous ne pouvez — et ne devriez — pas vous passer.
Les 5 avantages d'un logiciel de comptabilité pour les services administratifs des hôtels
Il est indéniable que ce logiciel vous facilite la vie. Le simple fait de réduire la charge de travail manuel liée au suivi des coûts de personnel est déjà un atout considérable. L'impact positif d'un accompagnement aussi complet est presque inimaginable.
Nous avons désormais établi qu'un logiciel constitue la stratégie marketing hôtelière dont votre entreprise a besoin. Mais approfondissons la question : quels sont les avantages d'investir dans un logiciel de comptabilité pour le back-office d'un hôtel ?
1. Stockage dans le cloud
Si vous ne connaissez pas encore les avantages du stockage dans le cloud, vous allez être comblé. Ce mode de stockage des données utilise Internet et des serveurs distants plutôt que de s'appuyer sur des équipements physiques.
Il existe une multitude de raisons pour lesquelles cette solution est préférable. Tout d'abord, plusieurs serveurs distants offrent une sécurité bien supérieure à celle d'un seul serveur physique. En cas d'incendie, de vol ou de tout autre sinistre, vos données restent en sécurité dans le cloud. Elles font l'objet de sauvegardes régulières et d'une surveillance de sécurité 24 h/24 et 7 j/7.
C'est également plus pratique, surtout si vous manquez déjà d'espace et que vous souhaitez optimiser toutes vos pièces pour accueillir des invités. Les serveurs physiques peuvent être encombrants.
2. Accès facile
C'est pourquoi les logiciels de comptabilité facilitent l'accès aux données pour les personnes concernées. Par exemple, si vous dirigez une chaîne hôtelière, les responsables des différents établissements peuvent accéder à des informations importantes. Il leur suffit pour cela de disposer de leurs identifiants de connexion. C'est simple, non ?
C'est un peu comme si tout le monde partageait ses notes de cours au lieu de rédiger les siennes. C'est rapide et bien plus efficace — surtout quand on est de toute façon évalué sur les résultats de l'équipe.
3. Un meilleur suivi des performances
Une fois toutes vos opérations financières suivies de près, plus rien ne pourra vous arrêter. Imaginez un peu toutes les informations que vous obtiendrez. Vous saurez exactement où vous générez des bénéfices et où il y a des failles à combler. Investissez dans un logiciel doté d'un tableau de bord analytique et tirez pleinement parti de toutes ces données.
Investir dans un logiciel de comptabilité est un moyen judicieux de suivre les performances de votre entreprise. Cela vous permet d'améliorer en permanence vos stratégies et de prendre des décisions plus éclairées.
4. Une déclaration d'impôts simplifiée
C'est un avantage considérable. Nous savons tous à quel point la fin d'un exercice fiscal peut être stressante. Il faut répertorier toutes vos dépenses et passer au crible 12 mois de documents. Et en tant qu'entreprise, la paperasse à remplir est encore plus importante, notamment avec les déclarations trimestrielles dans certains pays.
On a parfois l'impression qu'à peine a-t-on rempli un formulaire fiscal qu'un autre nous tombe déjà dessus. Investir dans un logiciel de comptabilité est un moyen d'alléger cette charge. Les déclarations sont plus précises et les données sont présentées de manière claire et ordonnée.
5. Gain de temps et d'argent
Dans l'ensemble, le principal avantage de cette approche réside dans les économies de temps et d'argent qu'elle vous permettra de réaliser. Plutôt que de consacrer des heures de travail rémunérées (les vôtres ou celles de vos employés) au suivi de vos comptes, cette tâche est effectuée automatiquement.
« Faire des économies » en effectuant cette tâche manuellement n’est qu’une fausse économie. Passer des heures à s’en occuper soi-même coûte plus cher que d’investir dans un abonnement mensuel modique. Cela vous laisse du temps à consacrer à d’autres choses, comme le développement de votre entreprise.
Les logiciels de comptabilité hôtelière permettent d'optimiser les bénéfices en réduisant le temps et l'argent que vous consacrez à la gestion financière. Qui ne voudrait pas en profiter ?
3 logiciels de comptabilité populaires dans le secteur hôtelier
Choisir un logiciel peut sembler une tâche insurmontable ; nous ne le nierons pas. Il existe tout simplement une multitude d’options. Et entre les noms techniques à la mode et le jargon technique, il est difficile de faire le tri entre ce qui est bon et ce qui ne l’est pas. Si cette simple idée vous donne des frissons, il y a fort à parier que vous avez besoin d’un point de départ.
Il est essentiel d'avoir une idée des logiciels populaires que les professionnels du secteur utilisent déjà et apprécient. Vous saurez ainsi reconnaître certains signes positifs à prendre en compte au moment de choisir la solution à adopter. Quels sont donc les systèmes comptables les plus populaires dans le secteur hôtelier ? Voici les trois principaux candidats.
1. Sage Intacct
Sage Intacct est une plateforme comptable en cloud dotée de nombreuses fonctionnalités professionnelles qui vous permettent de gérer vos activités à distance. Vous pouvez suivre la comptabilité, la paie et les ressources humaines depuis un seul et même endroit. Et si vous recherchez un logiciel pour gérer des chaînes hôtelières, c'est celui-ci qu'il vous faut. Il est spécialisé dans la gestion de plusieurs sites.
Ce logiciel est disponible pour un large éventail de secteurs, allant du bâtiment à la santé en passant par l'hôtellerie. Bien que Sage ne soit pas spécialement conçu pour le secteur hôtelier, il propose des adaptations spécifiques et une expertise adaptée à chaque secteur. C'est en quelque sorte un caméléon, mais d'une manière très efficace.
Contactez directement Sage pour obtenir des devis.
2. Xero
Xero est idéal pour les petits établissements hôteliers, et ses tarifs commencent à seulement 15 $ par mois — une offre exceptionnelle ! C'est le choix idéal pour gérer la comptabilité de votre hôtel sans vous ruiner. Il propose des fonctionnalités de gestion de la paie, de suivi des dépenses, de suivi des projets et d'approbation des paiements. En somme, Xero, c'est tout ce qu'il vous faut, réuni dans une petite solution très pratique.
Il propose même une fonctionnalité permettant d'inviter votre comptable à collaborer et à accéder à la plateforme. Il simplifie même les échanges les plus longs. Si vous ne comptez pas le surcharger de données, c'est un logiciel pratique pour débuter.
3. Intuit QuickBooks
Intuit QuickBooks est un logiciel de comptabilité spécialement conçu pour les hôtels de charme. Les tarifs commencent à seulement 35 $ par mois et augmentent selon différents paliers tarifaires. Il vous permet d'émettre des factures, de suivre les transactions et les réservations, et d'enregistrer automatiquement vos dépenses. Que demander de plus ?
Les différents niveaux tarifaires constituent une excellente option, et l'un des principaux atouts de ce logiciel réside dans le nombre d'offres promotionnelles proposées. Vous pouvez vous lancer avec un investissement initial minime.
Quel budget prévoir pour un logiciel de gestion comptable hôtelière ?
En moyenne, nous vous conseillons de prévoir un budget d'au moins 15 dollars pour un petit hôtel, mais les prix peuvent rapidement grimper jusqu'à plusieurs centaines de dollars. Voici un aperçu des tarifs auxquels vous pouvez vous attendre :
- Entre 15 et 40 dollars pour un petit hôtel
- Entre 60 et 80 dollars pour les chaînes de milieu de gamme
- Plus de 100 $ pour les grandes chaînes et les établissements immobiliers
En cas de doute, demandez un essai gratuit ou une démonstration. Vous pourrez ainsi déterminer précisément les fonctionnalités dont vous avez besoin sans avoir à investir d'emblée une somme importante dans un abonnement.
FAQ
Ne partez pas tout de suite ; il est important de consolider ce que vous avez appris sur les logiciels de comptabilité hôtelière. Voici quelques éléments de réflexion.
Quels logiciels les hôtels utilisent-ils pour leur comptabilité ?
Il existe des centaines d'options sur le marché, mais parmi les plus populaires, on peut citer Xero, Sage Intacct et Intuit QuickBooks. Tout logiciel doté de fonctionnalités de suivi des dépenses et de la comptabilité convient pour une comptabilité de base.
Les options plus avancées comprennent notamment la gestion de la paie, la facturation et l'analyse des performances.
Combien coûte un logiciel de comptabilité pour les hôtels ?
Prévoyez un budget mensuel compris entre 40 et 60 dollars pour les besoins comptables d'un hôtel moyen, dans le cadre d'un abonnement. Il est possible de trouver des logiciels à partir de 15 dollars par mois pour les petites entreprises, mais vous finirez probablement par les dépasser.
Les grandes entreprises, comme les grandes chaînes hôtelières, devront prévoir un budget plus important pour faire face à des besoins accrus en matière de traitement des données. Il faut s'attendre à des tarifs supérieurs à 100 dollars par mois.
Pourquoi devriez-vous investir dans un logiciel de comptabilité destiné aux hôtels ?
Les logiciels de comptabilité sont un excellent moyen pour les hôteliers de gagner du temps et de réaliser des économies. Ils facilitent également les déclarations fiscales en permettant de tenir une comptabilité plus précise et plus complète. L'enregistrement de toutes les opérations financières permet une meilleure analyse des performances, ce qui favorise le développement et l'amélioration de l'activité.
Beambox : le Wi-Fi pour les hôtels
Tout comme personne ne souhaite avoir à faire face à des problèmes de facturation dans un hôtel, aucun client ne souhaite que le Wi-Fi de l'hôtel ne fonctionne pas. Disposer d'une solution Wi-Fi fiable et sûre est une condition incontournable.
Pour investir dans une autre stratégie passive susceptible d'améliorer le fonctionnement de votre entreprise grâce à la technologie, renseignez-vous sur les portails captifs. Ces portails se synchronisent avec votre système Wi-Fi pour visiteurs existant. Au lieu d'autoriser immédiatement les visiteurs à se connecter à votre réseau, ils les redirigent vers un formulaire en ligne.
Vous personnalisez le formulaire pour demander les informations de votre choix, et dès que les clients s'y conforment, ils bénéficient d'un accès Wi-Fi illimité. C'est un excellent moyen de collecter des informations marketing précieuses.
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