Il va sans dire que la comptabilité est un domaine dans lequel il est important de faire preuve de rigueur. Qu'il s'agisse des dépenses professionnelles, des bénéfices ou simplement du suivi de chaque facture. Avec autant de séjours, en particulier dans les grands hôtels, votre comptabilité peut rapidement devenir ingérable. Les logiciels de comptabilité hôtelière sont une véritable bouée de sauvetage pour les chefs d'entreprise très occupés.
Il est indéniable qu'il y a beaucoup à suivre lorsqu'on gère une entreprise hôtelière. Mais quand on pense à un établissement qui peut accueillir 200 nouveaux clients par nuit, on comprend pourquoi l'automatisation devient nécessaire. Il est impossible d'enregistrer tout cela avec précision tout en continuant à gérer un hôtel avec succès. Même le meilleur comptable doit être constamment à l'affût, et tous les hôtels ne peuvent pas se le permettre.
Dans ce guide, nous vous apprendrons tout ce qu'il faut savoir sur le choix d'un logiciel pour faciliter la comptabilité de votre hôtel. Nous déterminerons s'il s'agit d'un investissement judicieux pour vous, nous vous expliquerons les subtilités de la comptabilité hôtelière, nous vous donnerons quelques définitions claires et nous établirons un budget.
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Les subtilités de la comptabilité hôtelière
Nous avons déjà évoqué les raisons pour lesquelles la gestion des comptes hôteliers est si complexe. Dès qu'un hôtel atteint une certaine taille, il devient difficile d'en suivre les comptes. Imaginez : vous disposez de 250 chambres avec un taux d'occupation de 50 % par nuit. Cela représente 125 réservations à enregistrer, et ce, chaque jour.
En outre, vous devez également tenir compte des dépenses professionnelles. Cela comprend notamment les coûts liés au personnel, à l'électricité et au chauffage. Le suivi des dépenses peut rapidement devenir un cauchemar si vous ne disposez pas d'un planning régulier pour votre personnel. Heureusement, le taux de rotation du personnel dans l'hôtellerie n'est pas aussi élevé que dans la restauration, où il atteint 75 %.
Surveiller vos dépenses peut s'avérer difficile dans des locaux aussi vastes. Qui a le temps de se consacrer à 100 % au suivi des bénéfices ? En réalité, nous savons tous qu'il faut (ce qui semble être) 100 % de son temps pour réaliser des bénéfices. Dieu vous préserve de gérer des chaînes hôtelières, et pas seulement des hôtels-boutiques individuels, car vous n'auriez tout simplement pas le temps de le faire.
Lors de la gestion des comptes, il peut être utile d'investir dans des outils de veille économique pour garder le contrôle. Il s'agit de l'un des processus financiers les plus importants, non seulement pour les déclarations fiscales, mais aussi pour la croissance de l'entreprise. Cet investissement supplémentaire en vaut vraiment la peine.
Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité hôtelière ?
Un logiciel de comptabilité hôtelière est une technologie qui vous aide à suivre vos opérations financières. Il surveille et enregistre les bénéfices et les coûts opérationnels. Vous bénéficiez également d'informations financières qui vous permettent d'améliorer votre activité et d'accroître votre succès.
Il est important de souligner qu'il s'agit également d'une option spécialisée. Il existe de nombreux logiciels de comptabilité, mais en choisir un spécifique au secteur hôtelier vous garantit de meilleures fonctionnalités clés. Il est utile que tout soit adapté à votre secteur d'activité.
C'est comme avoir votre propre comptable d'hôtel qui stocke des données 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en arrière-plan. Pas étonnant que ce soit l'un des incontournables de la technologie hôtelière dont vous ne pouvez pas — et ne devriez pas — vous passer.
5 avantages des logiciels de comptabilité pour les services administratifs des hôtels
Disposer de ce logiciel vous facilite indéniablement la vie. Le simple fait de réduire le travail manuel lié au suivi des coûts de personnel est déjà très utile. L'impact positif d'un soutien aussi complet est presque inimaginable.
Nous avons désormais établi que les logiciels constituent la stratégie marketing hôtelière dont votre entreprise a besoin. Mais allons plus loin : quels sont les avantages d'investir dans un logiciel de comptabilité back-office pour hôtels ?
1. Stockage dans le cloud
Si vous ne connaissez pas encore les avantages du stockage dans le cloud, vous allez être gâté. Cette forme de stockage de données utilise Internet et des serveurs distants plutôt que de s'appuyer sur une technologie physique.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles cette solution est préférable. Tout d'abord, plusieurs serveurs distants sont beaucoup plus sûrs qu'un seul serveur physique. En cas d'incendie, de vol ou d'autres dommages, vos données restent en sécurité dans le cloud. Elles font l'objet de sauvegardes régulières et d'une surveillance de sécurité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
C'est également plus pratique, surtout si vous manquez déjà d'espace et que vous souhaitez optimiser toutes vos pièces pour vos invités. Les serveurs physiques peuvent être encombrants.
2. Accès facile
De ce fait, les logiciels de comptabilité facilitent l'accès aux données pour les personnes concernées. Par exemple, si vous gérez une chaîne hôtelière, les responsables des différents établissements peuvent accéder à des informations importantes. Il leur suffit pour cela de disposer d'identifiants de connexion. Quoi de plus simple ?
C'est comme si tout le monde partageait ses notes de cours au lieu de prendre ses propres notes. C'est rapide et beaucoup plus efficace, surtout quand on est jugé sur les performances de l'équipe.
3. Meilleur suivi des performances
Avec toutes vos opérations financières suivies, rien ne peut vous arrêter. Pensez simplement aux informations que vous obtenez. Vous saurez exactement où vous gagnez de l'argent et où il y a des lacunes à combler. Investissez dans un logiciel qui offre un tableau de bord analytique et exploitez toutes ces données à bon escient.
Investir dans un logiciel de comptabilité est un moyen intelligent de suivre les performances de votre entreprise. Vous pouvez ainsi améliorer constamment vos stratégies et prendre des décisions plus éclairées.
4. Déclaration fiscale simplifiée
C'est un avantage considérable. Nous savons tous à quel point la fin d'un exercice fiscal peut être stressante. Vous devez répertorier toutes vos dépenses et passer au crible 12 mois de documents. Et en tant qu'entreprise, vous avez encore plus de paperasse à remplir, y compris des examens trimestriels dans certains pays.
On peut avoir l'impression qu'à peine a-t-on rempli une déclaration d'impôts qu'une autre nous attend déjà. Investir dans un logiciel de comptabilité est un moyen d'alléger cette charge. La déclaration est plus précise et les données sont présentées de manière claire.
5. Gain de temps et d'argent
Dans l'ensemble, le principal avantage de cette approche réside dans le gain de temps et d'argent qu'elle vous permet de réaliser. Plutôt que de consacrer des heures de travail rémunérées (les vôtres ou celles de vos employés) au suivi de vos comptes, cette tâche est effectuée automatiquement.
« Économiser de l'argent » en effectuant cette tâche manuellement n'est qu'une fausse économie. Passer des heures à s'occuper seul de cette tâche coûte plus cher que d'investir dans un abonnement mensuel modique. Cela vous laisse du temps pour investir dans d'autres choses, comme le développement de votre entreprise.
Les logiciels de comptabilité hôtelière permettent de maximiser les profits en réduisant le temps et l'argent que vous consacrez aux finances. Qui ne voudrait pas en profiter ?
3 systèmes comptables populaires dans les hôtels
Acheter un logiciel peut sembler compliqué, on ne va pas le nier. Il y a tellement d'options disponibles. Et avec tous ces noms techniques sophistiqués et ce jargon, il est difficile de faire le tri entre les bons et les mauvais produits. Si cette idée vous donne des sueurs froides, il y a de fortes chances que vous ayez besoin d'un point de départ.
Il est essentiel d'avoir quelques idées de logiciels populaires que les professionnels du secteur utilisent déjà et apprécient. Ainsi, vous connaîtrez les critères à prendre en compte pour choisir celui qui vous convient le mieux. Quels sont donc les systèmes comptables les plus populaires pour les hôtels ? Voici les trois principaux candidats.
1. Sage Intacct
Sage Intacct est une plateforme comptable basée sur le cloud qui offre de nombreuses autres fonctionnalités commerciales vous permettant de gérer vos opérations à distance. Vous pouvez suivre vos comptes, vos salaires et vos ressources humaines depuis un seul et même endroit. Et si vous recherchez un logiciel pour gérer des chaînes hôtelières, celui-ci est fait pour vous. Il est spécialisé dans la gestion de plusieurs sites.
Le logiciel est disponible pour un large éventail de secteurs, de la construction à la santé en passant par l'hôtellerie. Bien que Sage ne soit pas spécifique à l'hôtellerie, il offre des adaptations et une expertise spécifiques à chaque secteur. C'est un peu un caméléon, mais d'une manière efficace.
Contactez Sage directement pour obtenir un devis.
2. Xero
Xero est idéal pour les petites entreprises hôtelières, et ses tarifs commencent à seulement 15 $ par mois, ce qui est une offre exceptionnelle ! C'est le meilleur choix pour gérer la comptabilité de votre hôtel avec un budget limité. Il dispose de fonctionnalités de gestion de la paie, de suivi des dépenses, de suivi des projets et d'approbation des paiements. En gros, Xero est un petit bijou tout en un.
Il dispose même d'une fonctionnalité permettant d'inviter votre comptable à collaborer et à accéder à la plateforme. Il simplifie même les conversations les plus longues. Si vous ne comptez pas le surcharger de données, c'est un programme intelligent pour débuter.
3. Intuit Quickbooks
Intuit Quickbooks est un logiciel de comptabilité spécialisé dans les hôtels-boutiques. Les tarifs commencent à seulement 35 $ par mois, puis augmentent selon des paliers de prix fixes. Il vous permet de facturer, de surveiller les transactions et les réservations, et de suivre automatiquement les dépenses. Que demander de plus ?
Les niveaux de prix sont une excellente option, et l'un des principaux avantages de ce logiciel réside dans le nombre d'offres promotionnelles proposées. Vous pouvez vous lancer avec un investissement initial minimal.
Budget à prévoir pour un logiciel de comptabilité hôtelière
En moyenne, nous vous conseillons de prévoir un budget d'au moins 15 dollars pour un petit hôtel, mais les prix peuvent rapidement grimper jusqu'à plusieurs centaines de dollars. Voici un aperçu approximatif de ce à quoi vous pouvez vous attendre :
- De 15 à 40 dollars pour un petit hôtel
- 60 à 80 dollars pour les chaînes de milieu de gamme
- 100 $ et plus pour les grandes chaînes et les grandes propriétés
En cas de doute, demandez un essai gratuit ou une démonstration. Ainsi, vous pourrez déterminer exactement les fonctionnalités dont vous avez besoin sans investir massivement dans un abonnement dès le départ.
FAQ
Ne partez pas tout de suite ; il est important de consolider ce que vous avez appris sur les logiciels de comptabilité hôtelière. Voici quelques éléments de réflexion.
Quels logiciels les hôtels utilisent-ils pour leur comptabilité ?
Il existe des centaines d'options, mais les plus populaires sont Xero, Sage Intacct et Intuit Quickbooks. Tout logiciel doté de fonctionnalités de suivi des dépenses et de comptabilité convient pour la comptabilité de base.
Les options plus avancées comprennent notamment la gestion des salaires, la facturation et l'analyse des performances.
Combien coûte un logiciel de comptabilité pour les hôtels ?
Prévoyez un budget mensuel compris entre 40 et 60 dollars pour les besoins comptables moyens d'un hôtel sur la base d'un abonnement. Il est possible de trouver des logiciels aussi bon marché que 15 dollars par mois pour les petites entreprises, mais vous finirez probablement par les dépasser.
Les grandes entreprises, telles que les grandes chaînes hôtelières, devront prévoir un budget plus important afin de répondre aux besoins accrus en matière de traitement des données. Il faut s'attendre à des tarifs supérieurs à 100 dollars par mois.
Pourquoi investir dans un logiciel de comptabilité pour les hôtels ?
Les logiciels de comptabilité sont fantastiques pour faire gagner du temps et de l'argent aux propriétaires d'hôtels. Ils facilitent également la déclaration fiscale en conservant des registres plus précis et plus complets. L'enregistrement de toutes les opérations financières permet une meilleure analyse des performances pour l'expansion et l'amélioration de l'entreprise.
Beambox : WiFi pour les hôtels
Tout comme personne ne souhaite avoir des factures d'hôtel erronées, aucun client ne souhaite avoir un réseau Wi-Fi qui ne fonctionne pas. Disposer d'une solution Wi-Fi fiable et sécurisée dans un hôtel est indispensable.
Pour investir dans une autre stratégie passive susceptible d'améliorer vos opérations commerciales grâce à la technologie, renseignez-vous sur les portails captifs. Les portails captifs se synchronisent avec votre système WiFi invité existant. Au lieu d'autoriser immédiatement les invités à se connecter à votre réseau, ils les redirigent vers un formulaire en ligne.
Vous personnalisez le formulaire pour demander les informations de votre choix, et une fois qu'ils s'y sont conformés, les clients bénéficient d'un accès WiFi complet. C'est un excellent moyen de collecter des informations marketing précieuses.
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