Les réponses rapides par SMS sont une véritable aubaine pour tous ceux qui sont pressés. Et vous le savez bien, chers chefs d'entreprise : nous sommes constamment débordés et devons gérer la communication dans des moments difficiles. Avoir la possibilité de refuser un appel tout en envoyant un message est un excellent moyen d'expliquer votre absence. Cela permet de garder vos clients satisfaits.
Ces réponses rapides sont des messages automatiques que vous pouvez utiliser pour communiquer de manière concise. Vous pouvez vous en servir pour indiquer vos horaires d'ouverture, signaler que les lignes sont occupées ou toute autre raison valable pour laquelle vous n'êtes pas disponible au téléphone. Refuser un appel ne signifie pas pour autant que vous devez exclure toute possibilité de communication à ce moment-là. De plus, cela apporte une touche plus personnelle qu'un message d'accueil sur un répondeur.
Dans ce guide, nous allons vous faire découvrir l'univers des SMS. Vous y trouverez une définition détaillée (nous tenons à ce que vous ayez une compréhension parfaitement claire du sujet), des conseils pratiques, un aperçu des avantages ainsi que des exemples.
En à peine cinq minutes, vous disposerez de tous les outils nécessaires pour lancer une campagne de SMS automatisés efficace. Devenez un pro du multitâche !
Qu'est-ce que les réponses rapides par SMS ?
Les réponses rapides par SMS sont des messages automatisés qui s'affichent lorsque vous refusez un appel. Cette stratégie simple consiste à utiliser des messages de réponse automatique pour rester en contact avec vos clients, même lorsque vous ne pouvez pas répondre à un appel.
C'est un moyen astucieux de tenir les clients informés tout en reconnaissant qu'on ne peut pas tout faire en même temps.
Honnêtement, c'est un incontournable pour les chefs d'entreprise très occupés. Et cela apporte justement cette touche personnelle qui fait la différence par rapport au message préenregistré standard du type « Vous êtes sur mon répondeur ». Les messages de refus rapides ne prennent pas de temps à l'entreprise, mais rassurent tout autant le client. C'est un équilibre parfait.
Bien sûr, vous devrez tout de même effectuer les recherches nécessaires : cela vaut la peine de consulter un guide sur la conformité des SMS. Mais, d'une manière générale, cette approche constitue un excellent moyen de tirer parti de la puissance d'un SMS rapide.
Vous pouvez modifier manuellement la liste des réponses suggérées afin de les personnaliser en fonction de vos besoins et de ceux de votre clientèle. Vous pouvez, par exemple, indiquer vos horaires d'ouverture, fournir une adresse e-mail ou préciser un délai de rappel personnalisé.
Une fois que vous aurez appris à programmer l'envoi d'un SMS pour votre entreprise, considérez cela comme la prochaine étape. C'est une façon astucieuse d'utiliser les SMS dans le cadre de votre activité.
Comment utiliser les réponses rapides quand on envoie des SMS ?
Il est tout à fait normal de manquer un appel de temps en temps, surtout lorsqu’on est une petite entreprise. Parmi les principales causes, on peut citer le manque de personnel, le manque de ressources, les lignes téléphoniques saturées ou les lacunes technologiques. Les SMS de réponse rapide constituent un moyen astucieux d’aller droit au but, même lorsque vous n’êtes pas disponible.
Alors, comment utiliser les réponses rapides quand on envoie des SMS ? Voici les trois étapes à suivre.
1. Accédez à vos paramètres de réponse rapide
Cela varie en fonction du modèle de votre téléphone. Sur un iPhone, rendez-vous dans les réglages, recherchez « Téléphone », puis sélectionnez l'option « Répondre par SMS ». Sur un Android, accédez à « Plus de réglages », puis sélectionnez « Réponses rapides ».
Vous pouvez également mettre en œuvre cette stratégie via WhatsApp et Gmail, mais nous aborderons ce sujet dans un autre article.
2. Personnaliser les options existantes
C'est là que réside toute la créativité. Vous devez personnaliser les options de messages prédéfinies afin qu'elles correspondent mieux à votre entreprise. Ces messages rapides personnalisés sont ainsi adaptés à votre entreprise et plus pertinents.
Par exemple, vous pourriez modifier le message « Je suis occupé ». Il pourrait alors se lire comme suit : « La ligne est actuellement occupée. Merci de votre patience ; nous vous rappellerons dans l'heure qui suit. »
3. Choisissez l'option la plus adaptée lorsque vous refusez un appel entrant
Maintenant, tirez pleinement parti de tout ce travail. Lorsque vous devez refuser un appel entrant, plusieurs messages de réponse automatique s'affichent. Vous pouvez sélectionner celui qui convient, en notant la marche à suivre. Et voilà, vos clients sont plus satisfaits.
Comment ajouter des réponses rapides aux SMS sous Android
Nous avons déjà passé en revue les étapes générales ci-dessus, mais voyons maintenant comment les appliquer dans un contexte précis. Voici comment ajouter des réponses rapides aux SMS sous Android.
- Accédez à la page des paramètres de votre application « Messages » (et non aux paramètres généraux de votre téléphone).
- Cliquez sur l'option « Plus de paramètres » dans le menu déroulant.
- Sélectionnez l'option « Réponses rapides ».
- Modifiez ou ajoutez les messages de votre choix.
Une fois la configuration terminée, voici comment ajouter une réponse rapide.
- Lorsqu'un appel entrant s'affiche, votre téléphone vous proposera une liste de messages courts prédéfinis.
- Vous pouvez cliquer sur l'icône « + » dans une conversation textuelle et sélectionner l'option « Réponse rapide ».
Comment modifier le texte d'une réponse rapide par SMS
Pour modifier un message de réponse rapide, il suffit de suivre les étapes de configuration des réponses rapides. La configuration s'effectue facilement en quatre étapes simples.
- Ouvrez l'onglet « Paramètres » de l'application que vous utilisez pour envoyer des messages (la procédure diffère selon que vous utilisez un iPhone ou un appareil Android).
- Sélectionnez « Répondre par SMS » ou « Paramètres supplémentaires », puis « Réponse rapide ».
- Parcourez les options disponibles.
- Adaptez les réponses rapides comme bon vous semble pour modifier les options disponibles.
3 avantages à maîtriser les réponses rapides dans le marketing par SMS
Maîtriser les réponses rapides dans le cadre du marketing par SMS présente de nombreux avantages. C'est particulièrement vrai si vous êtes commercial ou si vous gérez votre activité seul. Voici les trois principaux avantages de cette approche.
1. Les appels téléphoniques sont le meilleur moyen de convertir des prospects
Saviez-vous que les appels entrants «se transforment en clients 30 % plus rapidement que les prospects en ligne »? Cette statistique fascinante met vraiment en évidence les conséquences néfastes que peut avoir, à long terme, le fait de manquer un simple appel téléphonique. Vous pourriez passer à côté d’une part considérable de votre génération de prospects.
Entretenez le contact grâce à un message automatisé rapide.
2. Renforce l'engagement client
Pour établir une relation stratégique avec vos clients, vous devez interagir avec les appelants du mieux que vous pouvez. Les clients sont plus enclins à rester fidèles s’ils bénéficient d’une communication irréprochable. C’est incroyable de voir à quel point un message simple et rassurant peut faire la différence lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone.
3. Limite les avis négatifs
Si vous êtes difficile à joindre, vous vous exposez à une avalanche d'avis négatifs. Vous ne voulez certainement pas vous retrouver à chercher sur Google comment supprimer ces avis négatifs; les avis en ligne revêtent une importance capitale et exigent une approche proactive.
Alors, évitez que votre réputation ne soit ternie et coupez court dès le départ aux accusations selon lesquelles vous seriez injoignable.
Laissez-vous inspirer : 3 exemples de SMS de réponse rapide
Parfois, un peu d'inspiration suffit pour aller de l'avant. Si vous ne savez pas quoi répondre, cet article est fait pour vous. Voici trois exemples de réponses rapides par SMS : n'hésitez pas à les copier, à les adapter ou à les considérer simplement comme des pistes de réflexion :
- « Notre entreprise est ouverte du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h. Pour demander à être rappelé pendant ces horaires, envoyez le mot « CALL » par SMS en indiquant l'heure qui vous convient. »
- « Toutes nos lignes sont actuellement occupées. Nous vous remercions de votre patience et vous rappellerons dans l'heure qui suit. »
- « Notre équipe est réduite et nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre appel pour le moment. Nous nous efforçons de vous rappeler dans un délai de deux heures ; vous pouvez également nous envoyer un e-mail à l'adresse fakebusiness@gmail.com. »
FAQ
Ne partez pas tout de suite ! Approfondissons vos connaissances sur les messages instantanés grâce à ces questions fréquentes essentielles.
Qu'est-ce qu'une réponse rapide par SMS ?
Les réponses automatiques par SMS sont des messages automatisés et pré-rédigés qui fournissent des informations complémentaires lorsqu'une entreprise ne peut pas répondre à un appel. Elles peuvent notamment indiquer à l'appelant qu'il appelle en dehors des heures d'ouverture ou lui donner une autre raison similaire.
Elle est facile à configurer et constitue une fonctionnalité gratuite disponible sur tous les appareils mobiles récents. C'est sans aucun doute une option qui mérite d'être envisagée par les chefs d'entreprise très occupés.
Quels sont quelques exemples de réponses rapides par SMS ?
Vous pouvez utiliser une réponse rapide par SMS pour informer un client qui tente de vous appeler que vous n'êtes pas ouvert à ce moment-là. Vous pouvez lui proposer d'autres moyens de contact, lui expliquer que les lignes sont occupées ou lui indiquer un délai de rappel. Une réponse rapide par SMS est rassurante.
Cependant, elle est également axée sur l'action et apporte une solution.
Pourquoi les réponses rapides par SMS sont-elles utiles ?
Ils permettent d'éviter les reproches selon lesquels il serait difficile de vous joindre, ce qui pourrait nuire à votre réputation en ligne. Ils constituent également un moyen de communication rassurant, qui permet de tenir les clients informés et de prendre régulièrement de leurs nouvelles sans pour autant nécessiter l'intervention immédiate du personnel. C'est une stratégie avisée pour entretenir l'engagement, la confiance et le potentiel de conversion des ventes.
Beambox : collecte de numéros via le Wi-Fi
En parlant d'appels téléphoniques, collectez-vous de manière proactive des numéros de téléphone à des fins de marketing par SMS ? Si ce n'est pas le cas, vous devriez utiliser votre réseau Wi-Fi pour mettre en place une stratégie de marketing via un portail captif.
Un portail captif empêche les clients d'accéder immédiatement au Wi-Fi et les redirige vers un formulaire en ligne. Ce formulaire leur demande de renseigner leurs coordonnées (que vous pouvez entièrement personnaliser), ce qui vous permet de collecter des contacts à des fins marketing. . Chez Beambox, c'est exactement ce que nous proposons grâce à notre plateforme de marketing Wi-Fi tout-en-un ; la collecte de données clients peut ainsi se faire en toute simplicité.
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