Les réponses rapides par SMS sont une véritable aubaine pour tous ceux qui sont pressés. Et vous savez, en tant que chefs d'entreprise, nous sommes constamment en déplacement et devons gérer la communication dans des moments difficiles. Avoir la possibilité de rejeter un appel mais d'envoyer un message est un excellent moyen d'expliquer votre absence. Cela permet de garder les clients satisfaits.
Ces réponses rapides sont des messages automatiques que vous pouvez utiliser pour communiquer rapidement. Vous pouvez les utiliser pour indiquer vos heures d'ouverture, signaler que les lignes sont occupées ou toute autre raison valable pour laquelle vous n'êtes pas disponible au téléphone. Refuser un appel ne signifie pas que vous devez supprimer toute possibilité de communiquer à ce moment-là. De plus, cela apporte une touche plus personnelle qu'un message d'accueil téléphonique.
Dans ce guide, nous vous présenterons l'univers des messages texte rapides. Vous y trouverez une définition complète (nous voulons que votre compréhension soit solide comme le roc), des conseils pratiques, un aperçu des avantages et des exemples.
En seulement cinq minutes, vous disposerez de tous les outils nécessaires pour lancer une campagne de texte automatique efficace. Transformons-vous en un pro du multitâche !
Que sont les réponses rapides par SMS ?
Les réponses textuelles rapides sont des options de messages automatisés qui s'affichent lorsque vous refusez un appel. Cette stratégie simple utilise des messages de réponse automatique pour rester en contact avec les clients, même lorsque vous ne pouvez pas répondre à un appel.
C'est une façon intelligente de tenir vos clients informés tout en reconnaissant que vous ne pouvez pas tout faire en même temps.
Honnêtement, c'est indispensable pour les chefs d'entreprise très occupés. Et c'est juste un peu plus personnalisé qu'un simple message préenregistré du type « Vous avez joint ma messagerie vocale ». Les messages de refus rapides ne demandent pas beaucoup de temps à l'entreprise, mais rassurent tout autant le client. C'est un équilibre parfait.
Bien sûr, vous devrez tout de même faire les recherches nécessaires : il vaut la peine de consulter un guide sur la conformité des SMS. Mais, en général, cette approche est un excellent moyen de tirer parti de la puissance d'un SMS rapide.
Vous pouvez modifier manuellement la liste des réponses suggérées afin de les personnaliser pour vous et votre clientèle. Par exemple, vous pouvez indiquer vos heures d'ouverture, fournir une adresse e-mail ou donner un délai de rappel personnalisé.
Une fois que vous aurez appris à programmer l'envoi d'un SMS pour votre entreprise, considérez cela comme la prochaine étape. C'est une façon intelligente d'utiliser les SMS pour votre entreprise.
Comment utiliser les réponses rapides lorsque vous envoyez des SMS ?
Il est tout à fait compréhensible que vous manquiez parfois un appel, en particulier si vous êtes une petite entreprise. Les principales causes sont le manque de personnel, le manque de ressources, les lignes occupées ou les lacunes technologiques. Les SMS de réponse rapide sont un moyen intelligent d'aller droit au but, même lorsque vous n'êtes pas disponible.
Alors, comment utiliser les réponses rapides lorsque vous envoyez des SMS ? Voici trois étapes simples.
1. Trouvez vos paramètres de réponse rapide
Cela varie en fonction du modèle de votre téléphone. Sur un iPhone, recherchez « Téléphone » dans vos paramètres et cliquez sur l'option « Répondre par SMS ». Sur un Android, recherchez l'option « Plus de paramètres » et sélectionnez « Réponses rapides ».
Vous pouvez également mettre en œuvre cette stratégie via WhatsApp et Gmail, mais nous en parlerons dans un autre article.
2. Personnalisez les options existantes
Voici la partie créative. Vous devez personnaliser les options de messages prédéfinis afin qu'elles reflètent mieux votre activité. Ces messages rapides personnalisés sont alors adaptés et précis pour votre entreprise.
Par exemple, vous pourriez modifier le message « Je suis occupé ». Il pourrait plutôt être formulé ainsi : « La ligne est actuellement occupée. Merci de votre patience ; nous vous rappellerons dans l'heure qui suit. »
3. Sélectionnez l'option la plus appropriée lorsque vous rejetez un appel entrant.
Maintenant, mettez tout ce travail à profit. Lorsque vous devez refuser un appel entrant, plusieurs réponses automatiques s'affichent. Vous pouvez sélectionner celle qui convient et noter les mesures à prendre. Et voilà, vos clients sont plus satisfaits.
Comment ajouter une réponse rapide à un texte dans Android
Nous avons passé en revue les étapes générales ci-dessus, mais mettons-les dans un contexte spécifique. Voici comment ajouter une réponse rapide à un texte dans Android.
- Accédez à la page des paramètres dans votre application Messages (et non dans les paramètres généraux de votre téléphone).
- Cliquez sur l'option Plus de paramètres dans le menu déroulant.
- Sélectionnez l'option Réponses rapides.
- Modifiez ou ajoutez vos messages préférés.
Une fois que vous êtes prêt, voici comment ajouter une réponse rapide.
- Lorsqu'un appel entrant apparaît, votre téléphone vous proposera une liste de SMS rapides alternatifs.
- Vous pouvez cliquer sur l'icône plus dans une conversation textuelle et sélectionner l'option Réponse rapide.
Comment modifier les réponses rapides aux SMS
Pour modifier un message texte de réponse rapide, il suffit de suivre les étapes de configuration des réponses rapides. C'est facile à faire en quatre étapes simples.
- Ouvrez l'onglet « Paramètres » dans l'application que vous utilisez pour envoyer des messages (il sera différent selon que vous utilisez un iPhone ou un Android).
- Sélectionnez Répondre par SMS ou Plus de paramètres, puis Réponse rapide.
- Parcourez les options existantes.
- Modifiez les réponses rapides comme bon vous semble pour éditer vos options disponibles.
3 avantages de l'apprentissage des réponses rapides Marketing par SMS
Apprendre à répondre rapidement aux SMS marketing présente de nombreux avantages. C'est particulièrement vrai si vous êtes commercial ou si vous travaillez seul. Voici les trois principaux avantages de cette approche.
1. Les appels téléphoniques sont les meilleurs convertisseurs de prospects
Saviez-vous que les appels entrants «se convertissent 30 % plus rapidement que les prospects en ligne »? Cette statistique fascinante souligne vraiment les conséquences néfastes que peut avoir à long terme le fait de manquer un simple appel téléphonique. Vous pourriez passer à côté d'une grande partie de la génération de prospects.
Maintenez le contact grâce à un message automatisé rapide.
2. Renforce l'engagement des clients
Vous parvenez à établir un engagement stratégique avec vos clients en interagissant avec les appelants au mieux de vos capacités. Les clients sont plus enclins à rester engagés s'ils bénéficient d'une communication exceptionnelle. Il est incroyable de voir ce qu'un message simple et rassurant peut accomplir lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone.
3. Limite les avis négatifs
Être difficile à joindre, c'est s'assurer d'avoir plein de mauvaises critiques. Tu ne veux pas avoir à chercher sur Google comment supprimer les mauvaises critiques; les critiques en ligne sont super importantes et demandent d'être proactif.
Évitez donc que votre réputation ne soit ternie et coupez court dès le départ aux accusations selon lesquelles vous seriez impossible à joindre.
Inspirez-vous : 3 exemples de SMS de réponse rapide
Parfois, la meilleure façon d'avancer est de trouver un peu d'inspiration. Si vous ne savez pas quels textes utiliser, ceci est pour vous. Voici trois exemples de SMS de réponse rapide — n'hésitez pas à les copier, les adapter ou les considérer comme de simples pistes de réflexion :
- « Notre entreprise est ouverte du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h. Pour demander à être rappelé pendant ces horaires, envoyez le mot « CALL » par SMS en indiquant l'heure qui vous convient. »
- « Nos lignes sont actuellement occupées. Nous vous remercions de votre patience et vous rappellerons dans l'heure qui suit. »
- « Notre équipe est réduite et nous ne pouvons pas prendre d'appel pour le moment. Nous nous efforçons de vous rappeler dans les deux heures. Vous pouvez également nous envoyer un e-mail à l'adresse fakebusiness@gmail.com. »
FAQ
Ne partez pas tout de suite ! Consolidons vos connaissances sur les messages rapides grâce à cette FAQ essentielle.
Que sont les réponses textuelles rapides ?
Les réponses textuelles rapides sont des messages automatisés et préenregistrés qui fournissent des informations supplémentaires lorsqu'une entreprise ne peut pas prendre un appel. Elles peuvent expliquer que l'appelant téléphone en dehors des heures d'ouverture ou fournir une autre raison similaire.
Il est facile à configurer et constitue une fonctionnalité gratuite sur tout appareil mobile moderne. Il vaut vraiment la peine d'être pris en considération par les chefs d'entreprise très occupés.
Quels sont quelques exemples de réponses textuelles rapides ?
Vous pouvez utiliser une réponse rapide par SMS pour informer un client qui tente de vous appeler que vous êtes en dehors de vos heures d'ouverture. Vous pouvez lui proposer d'autres moyens de vous contacter, lui expliquer que les lignes sont occupées ou lui indiquer à quelle heure vous le rappellerez. Une réponse rapide par SMS est rassurante.
Cependant, il est également axé sur l'action et apporte une solution.
Pourquoi les réponses rapides par SMS sont-elles utiles ?
Ils évitent les accusations d'être difficiles à contacter, ce qui peut nuire à votre réputation en ligne. Ils permettent également une communication rassurante, en tenant les clients informés et en restant en contact avec eux sans nécessiter l'intervention immédiate du personnel. C'est un moyen astucieux de maintenir l'engagement, la confiance et le potentiel de conversion des ventes.
Beambox : collecte de chiffres via WiFi
En parlant d'appels téléphoniques, collectez-vous de manière proactive les numéros de téléphone pour le marketing par SMS ? Si ce n'est pas le cas, vous devriez utiliser votre réseau WiFi pour le marketing par portail captif.
Un portail captif empêche les clients d'accéder immédiatement au Wi-Fi et les redirige vers un formulaire en ligne. Ce formulaire leur demande de fournir leurs coordonnées (que vous pouvez entièrement personnaliser), ce qui vous permet de collecter des numéros à des fins marketing.. Chez Beambox, c'est exactement ce que nous proposons avec notre plateforme marketing Wi-Fi tout-en-un : la collecte de données clients peut être facile.
Commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit de Beambox pour développer votre réseau de contacts tout en investissant dans des réponses rapides par SMS !
