Comment envoyer une facture : cours accéléré pour les petites entreprises

La crainte de commettre des erreurs lors de la création de factures est bien réelle, en particulier pour les petites entreprises. Cependant, c'est une étape incontournable pour exercer légalement votre activité et éviter une situation financière chaotique. C'est pourquoi vous devez apprendre à envoyer une facture.

Une facture est simplement un document qui indique le coût de chaque produit ou service acheté par un client. Son objectif principal est d'informer les acheteurs du montant qu'ils doivent à l'entreprise.

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises joignent leur facture à un e-mail et s'en tiennent là. Cependant, les choses peuvent varier en fonction du type d'entreprise que vous dirigez.

Certaines informations figurant sur les factures les rendent plus efficaces. Si vous souhaitez créer des factures qui font bonne impression et accélèrent vos paiements, vous êtes au bon endroit !

Quand devez-vous envoyer vos factures à vos clients ?

Si l'envoi de factures est un moyen d'obtenir votre argent plus rapidement, le moment choisi peut faire toute la différence.

Que vous l'envoyiez avant ou après les travaux dépendra du type d'entreprise que vous possédez. Si vous fournissez des services tels que la plomberie, il est préférable d'émettre une facture immédiatement après avoir terminé les travaux.

En revanche, si vous fournissez des services continus tels que la comptabilité et la tenue de livres, les factures mensuelles ou trimestrielles sont plus adaptées.

De plus, certains travaux peuvent nécessiter des modifications ou des tâches supplémentaires. Dans ce cas, attendez jusqu'à 48 heures avant d'envoyer la facture. Par exemple, vous créez un plan marketing pour un café. Il se peut qu'ils l'apprécient ou non. Il serait donc malvenu de leur demander de payer avant qu'ils aient approuvé le plan.

Cependant, dans certains cas, vous avez besoin d'argent pour commencer à travailler. Par exemple, vous organisez un événement pour un restaurant en tant que consultant en restauration.

Dans ce cas, vous aurez peut-être besoin de matériel pour la décoration ainsi que d'un paiement anticipé pour inviter les invités. Il serait donc judicieux d'envoyer une facture avant de commencer les travaux.

Vous pouvez également mener des campagnes de marketing numérique pour des petites entreprises. Vous diviserez probablement la tâche en plusieurs étapes afin de faciliter votre travail. Dans ce cas, il sera plus facile d'envoyer une facture après chaque étape, mais avant que le travail ne soit entièrement terminé.

Éléments essentiels que toute facture commerciale doit inclure

Obtenir un paiement plus rapide est peut-être la raison la plus évidente pour envoyer des factures en temps opportun, mais ce n'est pas la seule. Les factures sont également un excellent moyen de vous éviter des complications juridiques et des fraudes.

Elles vous aident à enregistrer les produits et services que vous avez fournis à vos clients. En cas de désaccord sur le paiement, il vous suffit de présenter la facture. Mais que devez-vous impérativement y inclure ?

1. Numéro de facture: attribuez à chaque facture un numéro unique afin de pouvoir l'identifier facilement. En cas de litige, vous ne voulez pas perdre de temps à rechercher la bonne facture.
2. Date de facturation: Indiquez la date à laquelle vous avez créé et émis la facture.
3. Votre logo: votre facture doit se démarquer des autres factures. L'ajout du logo de votre entreprise vous aidera également à donner une image plus professionnelle.
4. Informations commerciales: mentionnez les informations relatives à votre entreprise et tous les détails pertinents. Selon votre juridiction, vous devrez peut-être ajouter le numéro de TVA ou d'autres informations. De plus, la facture doit inclure non seulement vos informations, mais également celles de vos clients.
5. Description et détails du paiement: décrivez de manière concise les produits ou services que vous avez fournis, ainsi que leurs prix respectifs. Mentionnez également les taxes éventuelles et le prix total que le client doit payer. Si vous envoyez une facture en ligne, vous pouvez également ajouter un bouton permettant aux clients d'effectuer leur paiement.
6. Date d'échéance et conditions: il est inutile d'envoyer une facture sans date d'échéance, car le client continuera à la repousser. De plus, pour rendre la facture plus ferme, mentionnez les conditions de paiement, telles que les conséquences d'un dépassement de la date d'échéance. Mais n'oubliez pas de remercier le client de faire affaire avec vous.

Quels sont les différents moyens d'envoyer une facture ?

Les factures manuelles ont perdu leur attrait. Seulement 6 % de ces factures sont payées dans les 30 jours. Les 94 % restants sont payés après 30 à 60 jours. Mais il existe d'autres moyens d'envoyer des factures qui encouragent le paiement dans les délais, à condition de les envoyer de la bonne manière.

L'un des moyens les plus courants et les plus modernes d'envoyer des factures est le courrier électronique. Il existe d'autres moyens, tels que PayPal, eBay et les logiciels de facturation. Dans les sections suivantes, nous verrons comment envoyer une facture à l'aide de chacune de ces méthodes.

Comment envoyer une facture sur PayPal ?

PayPal est l'un des moyens les plus courants pour envoyer et recevoir des paiements. Quelle que soit l'entreprise, elle aura la possibilité d'effectuer des transactions via cette plateforme.

De plus, les gens lui font confiance et savent que leur argent sera entre de bonnes mains. Il vous permet de personnaliser des modèles afin d'y inclure tous les éléments nécessaires pour rendre une facture efficace. De plus, vous pouvez également envoyer des factures via votre téléphone portable, l'appareil que tout le monde a toujours à portée de main !

De plus, il n'y a pas d'abonnement ni de frais mensuels. Vous devez simplement payer un petit pourcentage après avoir reçu votre argent. Voici comment envoyer une facture sur PayPal.

• Commencez par vous connecter à votre compte PayPal si vous en avez un, ou inscrivez-vous gratuitement ! À partir de là, vous pouvez accéder à la section des factures de plusieurs façons.
• Cliquez sur l'icône « Créer une facture » ou sélectionnez « Envoyer et demander » sur PayPal. À partir de là, vous pouvez créer une facture groupée ou régulière et consulter les factures envoyées ou reçues.
• Entrez l'adresse e-mail du destinataire, les articles et les services. Définissez la quantité et le prix ; consultez les ajustements à droite. Personnalisez les champs, activez les paiements partiels ou les pourboires, ainsi que les notes ou les conditions.
• Prévisualisez avant d'envoyer. Vous pouvez également l'enregistrer comme brouillon ou modèle pour plusieurs ventes.
• Vérifiez à l'aide de l'icône située à côté de « Envoyer », puis cliquez sur « Envoyer » lorsque vous êtes prêt.

Comment envoyer une facture par e-mail ?

Comme mentionné précédemment, votre e-mail ne doit pas se limiter à une facture en pièce jointe. Mais, étonnamment, ajouter tous les détails financiers dans l'e-mail lui-même n'est pas non plus une bonne pratique. Alors, comment envoyer une facture par e-mail ?

Votre e-mail doit contenir des informations qui permettent au client de reconnaître facilement votre entreprise. De plus, il doit être clair dès le premier coup d'œil que l'e-mail contient une facture. Si vous avez besoin de plus de précisions, voici un exemple d'e-mail de facture.

Bonjour [nom du destinataire],

J'espère que vous allez bien. Vous trouverez ci-joint la facture [numéro] pour [produits ou services].

Nos conditions générales sont disponibles avec la facture à l'adresse [lien ou pièce jointe].

La date d'échéance est le [insérer la date]. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter via [coordonnées].

Nous attendons avec impatience de recevoir le paiement et de travailler avec vous à l'avenir.

[Votre entreprise],

[Votre nom]»

Si la date d'échéance approche et que vous n'avez pas reçu de réponse du client, envoyez-lui un e-mail de suivi. Cependant, il n'est pas nécessaire d'être insistant à ce stade. Le suivi doit rester courtois et professionnel.

Comment envoyer une facture sur eBay ?

L'achat et la vente sur eBay se déroulent généralement sans encombre : les acheteurs paient et les vendeurs expédient immédiatement leurs articles. Mais tout le monde sait que la plateforme n'oblige pas les acheteurs à payer au moment de l'achat.

Pour cette raison, il vous appartient parfois, en tant que vendeur, d'envoyer des rappels de paiement à vos clients. Vous devez donc savoir comment envoyer une facture sur eBay.

1. Rendez-vous sur la page d'accueil d'eBay et connectez-vous.
2. Placez votre curseur sur le lien « Mon eBay » dans le coin supérieur droit et sélectionnez « Vendre » dans le menu déroulant.
3. Ensuite, passez votre souris sur le lien « Commandes » dans la section « Centre vendeur » et sélectionnez « En attente de paiement ».
4. Recherchez l'option « Envoyer la facture » à côté de la commande spécifique.
5. Vérifiez l'exactitude des frais d'expédition et du mode d'expédition choisi. Vous pouvez également ajouter un message à l'acheteur à ce stade.
6. Appuyez ensuite sur le bouton « Envoyer la facture » et attendez la réponse.

Utilisez un logiciel de facturation pour automatiser et optimiser vos processus

À ce stade, vous devez savoir comment envoyer une facture et pourquoi cela est important. Pour résumer, elle indique aux acheteurs ce qu'ils doivent au vendeur. Si rédiger un e-mail efficace est une bonne solution, investir dans un logiciel de facturation est encore mieux. Zoho, FreshBooks et QuickBooks font partie des meilleures options.

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