La crainte de commettre des erreurs lors de l'établissement des factures est bien réelle, en particulier pour les petites entreprises. Cependant, c'est une démarche indispensable pour exercer votre activité en toute légalité et éviter une situation financière chaotique. C'est pourquoi vous devez apprendre à établir une facture.
Une facture est simplement un document qui indique le prix de chaque produit ou service acheté par un client. Son objectif principal est d'informer les acheteurs du montant qu'ils doivent à l'entreprise.
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises se contentent de joindre leur facture à un e-mail et n'y pensent plus. Cependant, la situation peut varier en fonction du type d'activité que vous exercez.
Certains éléments de la facture permettent de la rendre plus percutante. Si vous souhaitez créer des factures qui marquent les esprits et vous permettent d'être payé plus rapidement, vous êtes au bon endroit !
Quand faut-il envoyer les factures à vos clients ?
Si l'envoi de factures permet d'être payé plus rapidement, le moment choisi peut faire toute la différence.
Le fait de l'envoyer avant ou après l'intervention dépendra du type d'activité que vous exercez. Si vous proposez des services tels que la plomberie, il est préférable d'émettre une facture dès que vous avez terminé les travaux.
En revanche, si vous proposez des services récurrents tels que la comptabilité et la tenue des comptes, il est préférable d'émettre des factures mensuelles ou trimestrielles.
De plus, certains projets peuvent nécessiter des modifications ou un travail supplémentaire. Dans ce cas, attendez jusqu’à 48 heures avant d’envoyer la facture. Imaginons, par exemple, que vous élaboriez un plan marketing pour un café. Il se peut que celui-ci leur plaise ou non. Il serait donc malvenu de leur demander de vous payer avant qu’ils n’aient approuvé le plan.
Il arrive toutefois que l'on ait besoin d'argent pour commencer à travailler. Par exemple, vous organisez un événement pour un restaurant en tant que consultant en restauration.
Dans ce cas, vous aurez peut-être besoin de matériel pour la décoration, ainsi que d'un acompte pour inviter les convives. Il serait donc judicieux d'envoyer une facture avant de commencer les travaux.
Sinon, vous menez peut-être des campagnes de marketing numérique pour des petites entreprises. Vous diviserez probablement le projet en plusieurs étapes afin de vous faciliter la tâche. Dans ce cas, il sera plus pratique d'envoyer une facture après chaque étape, mais avant que le travail ne soit entièrement terminé.
Les éléments essentiels que toute facture professionnelle doit comporter
Recevoir son paiement plus rapidement est peut-être la raison la plus évidente d'envoyer ses factures dans les délais, mais ce n'est pas la seule. Les factures constituent également un excellent moyen de se prémunir contre les complications juridiques et la fraude.
Elles vous permettent de consigner les produits et services que vous avez fournis à vos clients. En cas de litige concernant le paiement, il vous suffit de présenter la facture. Mais quels éléments devez-vous impérativement y faire figurer ?
- Numéro de facture: attribuez à chaque facture un numéro unique afin de pouvoir l'identifier facilement. En cas de litige, vous ne voudriez pas perdre de temps à rechercher la bonne facture.
- Date de la facture: indiquez la date à laquelle vous avez établi et émis la facture.
- Votre logo: votre facture doit se démarquer de toutes les autres. L'ajout du logo de votre entreprise contribuera également à renforcer votre image de professionnalisme.
- Informations sur l'entreprise: Indiquez les informations relatives à votre entreprise ainsi que tous les détails pertinents. En fonction de votre juridiction, vous devrez peut-être ajouter votre numéro de TVA ou d'autres informations. Par ailleurs, la facture doit comporter non seulement vos coordonnées, mais également celles de vos clients.
- Description et détails du paiement: Décrivez de manière concise les produits ou services que vous avez fournis, en indiquant leurs prix respectifs. Précisez également les taxes éventuelles et le montant total à payer par le client. Si vous envoyez une facture en ligne, vous pouvez également ajouter un bouton permettant aux clients d'effectuer le paiement.
- Date d'échéance et conditions de paiement: il ne sert à rien d'envoyer une facture sans date d'échéance, car le client ne cessera de repousser le paiement. De plus, pour donner plus de poids à la facture, précisez les conditions de paiement, notamment les conséquences en cas de non-respect de la date d'échéance. Mais n'oubliez pas de remercier le client de vous faire confiance.
Quels sont les différents moyens d'envoyer une facture ?
Les factures manuelles ont perdu de leur attrait. Seules 6 % de ces factures sont réglées dans les 30 jours. Les 94 % restants sont réglés entre 30 et 60 jours. Il existe toutefois d’autres moyens d’envoyer des factures qui favorisent le paiement dans les délais, à condition de les envoyer correctement.
L'un des moyens les plus courants et les plus modernes d'envoyer des factures est le courrier électronique. Il existe d'autres moyens, notamment PayPal, eBay et les logiciels de facturation. Dans les sections suivantes, nous verrons comment envoyer une facture à l'aide de chacune de ces méthodes.
Comment envoyer une facture via PayPal ?
PayPal est l'un des moyens les plus courants d'envoyer et de recevoir des paiements. Quelle que soit l'entreprise, elle aura la possibilité d'effectuer des transactions via cette plateforme.
De plus, les utilisateurs lui font confiance et savent que leur argent est entre de bonnes mains. Cette application vous permet de personnaliser des modèles afin d'y inclure tous les éléments indispensables pour qu'une facture soit convaincante. De plus, vous pouvez également envoyer des factures depuis votre téléphone portable, cet appareil que tout le monde a toujours à portée de main !
De plus, il n'y a ni abonnement ni frais mensuels. Vous ne payez qu'un petit pourcentage une fois que vous avez reçu votre argent. Voici comment envoyer une facture via PayPal.
- Commencez par vous connecter à votre compte PayPal si vous en avez un, ou inscrivez-vous gratuitement ! Une fois connecté, vous pouvez accéder à la section « Factures » de plusieurs façons.
- Cliquez sur l'icône « Créer une facture » ou sélectionnez « Envoyer et demander » sur PayPal. À partir de là, vous pouvez créer une facture groupée ou une facture classique, et consulter les factures envoyées ou reçues.
- Saisissez l'adresse e-mail du destinataire, les articles et les services. Définissez la quantité et le prix ; consultez les ajustements à droite. Personnalisez les champs, activez les paiements partiels ou les pourboires, et ajoutez des remarques ou des conditions.
- Prévisualisez avant d'envoyer. Vous pouvez également l'enregistrer comme brouillon ou comme modèle pour plusieurs ventes.
- Vérifiez les informations à l'aide de l'icône située à côté du bouton « Envoyer », puis cliquez sur « Envoyer » lorsque vous êtes prêt.
Comment envoyer une facture par e-mail ?
Comme nous l'avons mentionné, votre e-mail ne doit pas se limiter à une facture en pièce jointe. Mais, aussi surprenant que cela puisse paraître, il n'est pas non plus recommandé d'inclure toutes les informations financières directement dans le corps de l'e-mail. Alors, comment envoyer une facture par e-mail ?
Votre e-mail doit contenir des informations permettant au client d'identifier facilement votre entreprise. De plus, il doit être évident dès le premier coup d'œil qu'il s'agit d'une facture. Si vous avez besoin de plus de précisions, voici un exemple d'e-mail de facture.
«Bonjour [Nom du destinataire],
J'espère que vous allez bien. Vous trouverez ci-joint la facture n° [numéro] correspondant à [produits ou services].
Vous trouverez nos conditions générales de vente en annexe de la facture, à l'adresse [lien ou pièce jointe].
La date limite est le [insérer la date]. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter via [coordonnées].
Nous attendons avec impatience de recevoir votre paiement et nous nous réjouissons de collaborer avec vous à l'avenir.
[Votre entreprise],
« [Votre nom]»
Si la date d'échéance approche et que vous n'avez toujours pas de nouvelles du client, envoyez-lui un e-mail de relance. Cependant, il n'est pas nécessaire de se montrer insistant à ce stade. Votre message doit rester courtois et professionnel.
Comment envoyer une facture sur eBay ?
Les achats et les ventes sur eBay se déroulent généralement sans encombre : les acheteurs paient et les vendeurs expédient immédiatement leurs articles. Mais tout le monde sait que la plateforme n’oblige pas les acheteurs à payer au moment de l’achat.
C'est pour cette raison qu'il vous revient parfois, en tant que vendeur, d'envoyer des rappels de paiement à vos clients. Vous devez donc savoir comment envoyer une facture sur eBay.
- Rendez-vous sur la page d'accueil d'eBay et connectez-vous.
- Passez votre curseur sur le lien « Mon eBay » situé dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez « Vendre » dans le menu déroulant.
- Ensuite, passez la souris sur le lien « Commandes » dans la section « Espace vendeur » et sélectionnez « En attente de paiement ».
- Repérez l'option « Envoyer la facture » à côté de la commande concernée.
- Vérifiez que les frais de livraison et le mode de livraison choisi sont corrects. Vous pouvez également ajouter un message à l'attention de l'acheteur à ce stade.
- Cliquez ensuite sur le bouton « Envoyer la facture » et attendez la réponse.
Utilisez un logiciel de facturation pour automatiser et optimiser vos processus
À ce stade, vous savez sans doute déjà comment envoyer une facture et pourquoi c'est important. Pour résumer, une facture indique aux acheteurs le montant qu'ils doivent au vendeur. Même si la rédaction d'un e-mail efficace peut suffire, il est encore plus judicieux d'investir dans un logiciel de facturation. Zoho, FreshBooks et QuickBooks comptent parmi les meilleures solutions disponibles.
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