Stratégies budgétaires pour les restaurants : optimiser les coûts et augmenter les bénéfices

Le budget d'un restaurant est la base de la santé financière de votre établissement et vous aide à prendre de meilleures décisions pour celui-ci. C'est lui qui détermine si votre restaurant parvient à équilibrer ses comptes, à devenir rentable ou s'il fonctionne à perte.

Ce guide vous explique comment établir le budget d'un restaurant afin d'assurer sa viabilité financière. Continuez à faire défiler la page pour découvrir comment maîtriser les différents coûts figurant dans votre compte de résultat.

Éléments clés du budget d'un restaurant

Commençons par passer en revue les principaux éléments du budget de votre restaurant afin que vous sachiez sur quoi vous devez vous concentrer :

1. Chiffre d'affaires: votre chiffre d'affaires a une influence considérable sur la trésorerie, le budget et les marges bénéficiaires de votre établissement de restauration.
2. Coût de revient: Le coût de revient reflète la rentabilité de votre restaurant en tant qu’entreprise. Il prend en compte le coût total des marchandises vendues (COGS) et les charges de personnel. Ce sont deux des dépenses les plus importantes que votre établissement doit supporter. Le coût des marchandises vendues correspond au montant que vous devez payer pour tous les ingrédients de votre carte. Les charges de personnel comprennent les cotisations sociales, les charges salariales et les avantages sociaux des employés. 3.__ Marketing__ : Vous devez disposer d’un budget marketing pour vous assurer que votre restaurant continue d’attirer de nouveaux clients et de fidéliser ses habitués.
3. Charges d'exploitation: les charges d'exploitation correspondent aux différents coûts que vous devez prendre en compte pour assurer le bon fonctionnement quotidien de votre restaurant. Elles comprennent les charges telles que le loyer, l'électricité et Internet. Vous devrez peut-être également prévoir des dépenses liées à l'entretien et au remplacement du matériel.
4. Bénéfice net: le bénéfice net correspond au montant dont dispose votre entreprise une fois toutes les dépenses prises en compte.

Comme vous pouvez le constater, ces éléments sont indispensables à la gestion de votre restaurant.

Comprendre la différence entre les coûts fixes et les coûts variables dans la gestion d'un restaurant

La deuxième étape pour établir le budget d'un restaurant consiste à comprendre les différences entre les coûts fixes et les coûts variables.

Coûts fixes

Les coûts fixes restent stables dans le temps, ce qui facilite leur prise en compte dans votre budget. De plus, vous devrez régler ces dépenses lors de l'ouverture de votre restaurant. Voici quelques exemples de coûts fixes :

• Loyer
• Primes d'assurance
• Remboursements de prêt
• Frais de licence
• Les abonnements logiciels, comme votre système de point de vente (POS)

Coûts variables

Les coûts variables fluctuent, c'est-à-dire qu'ils peuvent varier en fonction de divers facteurs. Par exemple, votre chiffre d'affaires et vos activités mensuelles ont une incidence sur ces coûts. Voici quelques exemples de coûts variables :

• Coûts liés à l'alimentation et aux boissons
• Salaires horaires
• Frais de traitement des paiements
• Services publics

Prévisions de ventes : définir les objectifs de chiffre d'affaires

La prévision des ventes consiste à estimer le chiffre d'affaires que votre restaurant générera à l'avenir. Elle est importante car elle vous permet d'établir une estimation pour équilibrer votre budget en vous basant sur des coûts et des recettes réalistes. Les sections suivantes expliquent comment prévoir les ventes pour l'élaboration du budget de votre restaurant.

Techniques d'estimation des ventes mensuelles et saisonnières

Utilisez les techniques suivantes pour estimer le chiffre d'affaires mensuel et saisonnier de votre restaurant :

• Analyse des tendances: dans le cadre de l'analyse des tendances, vous vous appuyez sur les données de chiffre d'affaires antérieures pour identifier des tendances. Utilisez ces tendances pour établir des prévisions de chiffre d'affaires pour votre restaurant.
• Calculez la capacité d'accueil de votre restaurant: la capacité d'accueil d'un restaurant correspond au nombre maximal de personnes que votre établissement peut accueillir. Vous devez connaître le nombre de tables, le nombre de places assises, le taux de rotation des tables et le montant moyen des additions. Utilisez ces informations pour estimer votre chiffre d'affaires lorsque votre restaurant fonctionne à la moitié de sa capacité ou que l'activité est faible.
• Analyse des séries chronologiques: dans le cadre de l'analyse des séries chronologiques, vous collectez des données à différentes périodes et enregistrez les variations. Vous pouvez utiliser ces informations pour établir des prévisions de ventes.
• Suivre les facteurs externes qui influent sur les ventes: vous examinez les facteurs externes, tels que les changements politiques, économiques, sociaux et technologiques, car ils ont une incidence sur vos ventes.

Importance de l'analyse des données historiques de ventes

Les données historiques sur les ventes sont précieuses pour votre restaurant car :

• Il met en évidence les heures de pointe et les périodes creuses de votre restaurant.
• Il présente les plats les plus populaires de votre restaurant.
• Il met en évidence les points à améliorer en comparant vos données de ventes actuelles et historiques.

Grâce à ces informations, vous pouvez vous appuyer sur les prévisions de chiffre d'affaires pour établir un budget réaliste pour votre restaurant.

Gérer les coûts de main-d'œuvre : votre principale dépense

La principale dépense de votre budget est le coût de la main-d'œuvre. Il s'agit du montant que vous devez verser à votre personnel. Vous devez prêter attention à la part qu'il représente dans votre budget, car cela vous aide à gérer vos finances.

Toutes les dépenses liées au personnel

Voici toutes les dépenses liées au personnel que vous devez prendre en compte dans le budget de votre café ou restaurant :

• Avantages sociaux
• Santé
• Charges sociales
• Salaires et rémunérations
• Jours de congé maladie
• Indemnisation des accidents du travail

En substance, tous les coûts que vous devez supporter au titre de la main-d'œuvre, c'est-à-dire le personnel, relèvent des charges de personnel.

Stratégies de maîtrise des coûts de main-d'œuvre

Les stratégies suivantes permettent de maîtriser le budget mensuel de votre restaurant consacré aux coûts de personnel :

• Formez et récompensez votre personnel: le roulement de personnel coûte cher à votre restaurant. Vous devez investir dans le recrutement pour trouver des employés qui correspondent au profil recherché pour votre établissement. De plus, vous devez également les former. Vous pouvez réduire le roulement de personnel en récompensant vos meilleurs éléments. Une autre option consiste à mettre en place un parcours de développement professionnel pour vos employés.
• Optimisez les plannings de votre personnel: utilisez vos prévisions de ventes pour planifier les horaires de votre personnel. Cela peut vous permettre de réduire vos coûts, car vos employés n'auront pas à effectuer d'heures supplémentaires. De plus, cela améliore leur efficacité, car il devient plus facile de gérer leur charge de travail.
• Proposez une formation adaptée: la formation permet à vos nouveaux collaborateurs d'être prêts à travailler dans votre restaurant. Elle améliore l'efficacité, car ils sauront ainsi comment se comporter au sein de votre établissement. Élaborez un manuel et permettez à vos nouvelles recrues d'observer vos meilleurs employés.

Coûts des produits alimentaires et des boissons : optimisation de la tarification des menus

Il est essentiel d'établir un budget pour les coûts liés à l'alimentation et aux boissons afin que votre restaurant devienne une entreprise rentable. Cela vous évite d'acheter des ingrédients inutiles. De plus, cela influe sur la tarification de votre carte.

Adoptez les stratégies suivantes pour vous assurer que les dépenses liées à la restauration (nourriture et boissons) ne dépassent pas votre budget :

• Établissez des relations solides avec des fournisseurs fiables: recherchez des fournisseurs qui proposent des ingrédients de grande qualité à des prix raisonnables, conformes au marché. L'objectif est de réduire le coût des matières premières sans faire de compromis sur la qualité.
• Réduire le gaspillage alimentaire: le gaspillage alimentaire peut coûter cher, surtout s'il n'est pas maîtrisé. Formez votre personnel afin de vous assurer qu'il serve les bonnes commandes à vos clients. Vous devriez également planifier votre menu et stocker correctement les ingrédients pour réduire le gaspillage alimentaire.
• Faites attention à la taille des portions: harmonisez-les, car cela facilite la gestion des stocks et réduit le gaspillage alimentaire. L'objectif est que vos clients se sentent rassasiés lorsqu'ils mangent dans votre restaurant.
• Surveillez les prix des ingrédients: le prix des ingrédients, en particulier ceux de saison, peut varier considérablement en fonction de la demande. La stratégie tarifaire de votre carte doit tenir compte de ces fluctuations.

Gestion des services publics : maîtrise des coûts de consommation

Les charges sont indispensables au bon fonctionnement de votre restaurant. Les factures d'électricité, de téléphone, d'eau et d'Internet entrent dans cette catégorie. Voici comment vous pouvez gérer ces coûts dans votre budget :

• Analysez vos factures de services publics: passez-les en revue pour comprendre où va votre argent. Si vous utilisez peu ou pas du tout un service, pensez à résilier votre abonnement.
• Installez des équipements économes en énergie: les équipements économes en énergie, en particulier les appareils portant le label ENERGY STAR, peuvent vous faire économiser des centaines de dollars sur vos factures d'énergie tout au long de leur durée de vie. De même, installez des systèmes intelligents qui s'éteignent automatiquement lorsqu'ils ne sont pas utilisés.
• Formez votre personnel aux pratiques d'économie d'énergie: dispensez à votre personnel une formation adaptée afin de réduire la consommation d'énergie. Par exemple, éteignez les lumières lorsqu'elles ne sont pas utilisées.

Le rôle du loyer et des frais d'occupation dans l'élaboration du budget

Le loyer et les charges liées aux locaux constituent l'une des principales dépenses fixes du budget de votre restaurant. Les charges liées aux locaux comprennent les frais d'entretien, les assurances, les charges de copropriété et les taxes foncières. N'oubliez pas que ces dépenses ont un impact sur la rentabilité de votre restaurant.

Idéalement, le loyer de votre restaurant ne devrait pas dépasser 10 % de votre budget. Le montant de votre loyer dépend de l'emplacement de votre établissement. Suivez les stratégies suivantes pour réduire votre loyer et vos frais d'occupation :

• Négociez avec votre propriétaire: c'est toujours une bonne idée de discuter avec lui pour voir si vous pouvez trouver un arrangement. Même minime, une réduction peut vous offrir une certaine marge de manœuvre dans votre budget. Par exemple, voyez si vous pouvez obtenir un bail plus long en échange d'un loyer moins élevé.
• Sous-louer un espace supplémentaire: disposez-vous d'un espace inutilisé dans votre restaurant ? Pourquoi ne pas en profiter pour réduire votre loyer en le sous-louant à une autre entreprise ? Une autre solution consiste à rechercher des restaurants éphémères ou des food trucks en démarrage et à voir si vous pouvez mettre en place une collaboration.

Budget marketing d'un restaurant : attirer et fidéliser la clientèle

Le marketing est indispensable pour que votre restaurant puisse attirer un flux constant de clients. Un budget marketing dédié à votre restaurant vous permet d'éviter les dépenses excessives, un problème courant.

Le budget que votre restaurant consacre à ses campagnes marketing devrait se situer entre 3 % et 6 % de votre chiffre d'affaires.

Vous devriez également vous fixer des objectifs à atteindre grâce à vos actions publicitaires. Par exemple, vous souhaitez augmenter de 10 % le nombre de clients fidèles de votre bar d'ici trois mois.

Ces conseils vous aideront à tirer le meilleur parti du budget marketing de votre restaurant :

• Optez pour une combinaison de solutions publicitaires numériques et locales: le recours à plusieurs solutions marketing constitue un excellent moyen d'élargir votre audience sans dépasser votre budget. Par exemple, utilisez les réseaux sociaux et le marketing par e-mail pour toucher votre public cible par voie numérique. De même, recourez à des publicités imprimées pour vous faire connaître auprès de la population locale de votre région.
• Définissez un budget quotidien pour vos publicités en ligne: les solutions de publicité en ligne destinées aux restaurants vous permettent de fixer une limite quotidienne. Vous avez ainsi la garantie de ne dépenser que le budget dont dispose votre établissement.
• Suivez vos publicités numériques: il n'est pas nécessaire d'utiliser toutes les solutions de marketing numérique proposées aux restaurants. La meilleure approche consiste à tester plusieurs services et à déterminer ceux qui offrent le meilleur retour sur investissement (ROI). Vous pourrez ainsi optimiser vos dépenses pour vos futures campagnes publicitaires.

Coûts d'entretien et de remplacement des équipements

L'entretien du matériel est essentiel au bon fonctionnement de votre restaurant. Il permet de réduire les temps d'arrêt de vos machines, car vous pouvez résoudre les dysfonctionnements avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs. L'entretien garantit également le bon fonctionnement des machines.

Voici comment prévoir les coûts d'entretien et de remplacement du matériel :

• Prévoyez un budget pour l'entretien préventif: veillez à faire entretenir régulièrement vos équipements. Suivez les recommandations du fabricant pour garantir un fonctionnement optimal de vos machines. L'entretien préventif garantit une longue durée de vie à vos équipements. De plus, il réduit les risques de pannes imprévues, qui peuvent s'avérer coûteuses.
• Prévoyez un budget pour les réparations d'urgence: il arrive parfois que des problèmes surviennent, quelles que soient les procédures que vous suivez. Disposer de fonds pour les réparations d'urgence vous permettra de résoudre rapidement les problèmes imprévus. Contactez un service de réparation de confiance ou le fabricant de l'équipement pour connaître le montant nécessaire pour les réparations d'urgence.
• Prévoyez un budget pour le remplacement de votre matériel: votre matériel de cuisine a une durée de vie, exprimée par le temps moyen entre deux pannes (MTBF). Cet indicateur indique pendant combien de temps vous pouvez utiliser le matériel avant qu'il ne tombe en panne. Cela ne signifie toutefois pas que votre matériel tombera nécessairement en panne à l'issue de cette période. Vous devez néanmoins prévoir un budget pour le remplacement de votre matériel.

Fonds d'urgence : se préparer à l'imprévu

La dernière chose à ne pas oublier est de prévoir un fonds d'urgence dans votre budget. Dans ce secteur, de nombreux imprévus peuvent survenir. Par exemple, une catastrophe naturelle peut se produire, vous obligeant à effectuer des réparations importantes sur votre matériel.

Il se peut également que vous deviez fermer votre restaurant ou proposer une carte réduite en raison d'une épidémie. Une réserve financière vous permet de faire face à des dépenses imprévues et de maintenir votre restaurant à flot.

Au minimum, votre fonds d'urgence devrait couvrir au moins trois mois de frais d'exploitation. Visez plutôt six mois, car cela vous laissera suffisamment de temps pour réfléchir et choisir la meilleure stratégie pour votre restaurant. Idéalement, vous devriez garder cet argent à part et n'y puiser qu'en cas de besoin.

Examinez la ventilation des coûts de votre restaurant afin de déterminer le montant des fonds dont vous avez besoin pour couvrir ses dépenses mensuelles.

Bilan financier régulier : adapter votre budget

Selon l'Association des restaurateurs et de l'hôtellerie du Kansas (KRHA), 76 % des restaurateurs ont constaté une augmentation du coût moyen des denrées alimentaires. Cela montre qu'il ne faut pas se contenter du même budget chaque année, car la situation peut beaucoup évoluer au fil du temps.

Par exemple, l'inflation peut rendre l'achat des ingrédients nécessaires à la préparation de divers plats plus coûteux. Vous pourriez constater une augmentation des coûts de main-d'œuvre si les autorités locales ont relevé le salaire minimum.

Il arrive parfois que des imprévus surviennent, et vous parvenez de justesse à maintenir votre restaurant à flot. Si vous conservez le même budget et qu’un événement similaire se produit l’année prochaine, vous risquez de devoir fermer votre établissement.

Prenez l'habitude de passer régulièrement en revue le budget de votre restaurant. Choisissez une fréquence, c'est-à-dire à quelle fréquence vous souhaitez effectuer cette analyse.

Comparez les budgets de chaque année et identifiez les tendances qui se dégagent des données. Les charges salariales ont-elles augmenté en raison des heures supplémentaires ?

En analysant votre budget, vous obtiendrez des informations précieuses qui vous permettront de l'améliorer. Par exemple, cela peut vous indiquer si vous devez augmenter les prix de votre carte. Vous pourrez également déterminer si vous avez besoin d'un autre fournisseur pour maîtriser votre coût des ventes.

En réévaluant régulièrement votre budget, vous serez en mesure de faire face facilement aux imprévus et de traverser les périodes difficiles sans trop de problèmes.

Pour conclure

L'établissement d'un budget pour votre restaurant est indispensable pour garantir la stabilité et la rentabilité de votre établissement à long terme. En comprenant les différents facteurs à prendre en compte dans votre budget, vous maîtriserez mieux vos finances.

De plus, cela vous donne un avantage sur vos concurrents, car vous saurez tirer le meilleur parti de ce qui est à votre disposition.

Comme souligné précédemment, vous devez tenir compte des charges, notamment des factures d'Internet. Il est indispensable de proposer à vos clients un accès au Wi-Fi de votre restaurant, car ceux-ci privilégient les établissements qui offrent ce service.

Heureusement, il est facile de rentabiliser l'investissement consacré à ce service et aux équipements associés, tels que les routeurs. Grâce à la solution de marketing Wi-Fi de Beambox, vous pouvez faire en sorte que le réseau de votre restaurant devienne un atout générateur de revenus.

Mettez en avant vos offres et promotions en cours, communiquez les dernières actualités concernant votre restaurant et bien plus encore grâce à votre page de connexion Wi-Fi. Vous pouvez même la personnaliser pour qu'elle corresponde à l'identité visuelle de votre restaurant.

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