Comment calculer les charges d'exploitation : un guide à l'intention des entreprises

À l’aide d’une formule, vous pouvez facilement calculer les charges d’exploitation de votre entreprise. Un comptable compétent peut sans peine extraire les coûts hebdomadaires et mensuels des états financiers de votre entreprise. Il peut saisir les données à l’aide d’un calculateur de charges d’exploitation pour obtenir le coût total. Si vous êtes du genre à tout faire vous-même et que vous souhaitez gérer vous-même les opérations de votre entreprise, vous devriez apprendre à calculer vos charges d’exploitation. Vous devez connaître les différents types de frais d'exploitation et savoir quelles dépenses prendre en compte dans votre calcul global. Cet article vous fournira les informations nécessaires ; vous n'avez donc pas à vous inquiéter de ne pas savoir par où commencer.

Comment calculer les charges d'exploitation

Avant de commencer, vous devez disposer de connaissances de base en comptabilité. Il est essentiel de bien maîtriser la terminologie comptable pour pouvoir décrypter les états financiers. Sans ces connaissances comptables indispensables, il vous sera difficile d’identifier les dépenses pertinentes. Ce jargon n’est pas compliqué ; une simple recherche vous permettra de découvrir la signification de ces mots ou expressions spécifiques.

Voici les étapes que vous devez maîtriser chaque fois que vous calculez les charges d'exploitation d'une entreprise :

Rassembler les documents financiers

Si vous ne savez pas par où commencer, rassemblez tous les états financiers de votre entreprise. Ces états comprennent :

1. Compte de résultat, également appelé compte de profits et pertes
2. Bilan
3. Tableau des flux de trésorerie
4. État des capitaux propres
5. Comptes annuels d'une association à but non lucratif
6. Toutes les notes ou tous les justificatifs de dépenses qui ne figureraient pas dans les états financiers
7. Relevés bancaires
8. Relevés de carte de crédit

Ce n'est pas obligatoire, mais il est préférable de rassembler tous les documents qui répertorient les dépenses professionnelles. Certains de ces documents peuvent s'avérer sans rapport avec les dépenses. D'autres figurent peut-être déjà dans le compte de résultat ou le bilan. Toutefois, si vous pensez qu'une erreur comptable s'est glissée dans les comptes, il est important de passer en revue l'ensemble des documents.

Identification et classement des charges d'exploitation

Une fois que vous disposez de tous les relevés, passez-les au peigne fin pour vous assurer de ne manquer aucune transaction. Si vous ne notez pas chaque dollar dépensé, vous risquez de ne pas l'identifier. Cela entraînerait un calcul erroné des frais d'exploitation de l'entreprise.

Si vous avez de nombreux documents financiers à examiner, créez un tableur ou utilisez un logiciel de comptabilité. Cela vous aidera à organiser et à suivre toutes les dépenses avec précision. Commencez par le compte de résultat, car celui-ci comprend une ligne distincte pour chaque dépense professionnelle. Une fois cette étape terminée, ainsi que l’examen de tout autre état comptable pertinent, passez en revue les documents complémentaires et les factures afin de recouper les dépenses. Éliminez tous les paiements déjà figurant dans le compte de résultat afin d’éviter de comptabiliser deux fois les mêmes dépenses.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez classer vos dépenses professionnelles en trois catégories :

1. Frais de bureau - Loyer - Charges - Mobilier et fournitures de bureau - Taxes foncières - Frais juridiques - Frais administratifs - Frais d'entretien

2. Charges salariales - Salaires - Retraites - Avantages sociaux

3. Frais de vente et de marketing - Dépenses publicitaires et de marketing - Supports de vente - Logiciels d'automatisation du marketing - Dépenses de conception - Commissions sur les ventes

Voici quelques-uns des coûts d'exploitation que vous pouvez classer dans votre compte de résultat. Selon la nature de votre activité, vous pouvez en avoir davantage ou moins, voire ajouter des catégories supplémentaires. Dresser une liste vous permettra de distinguer les charges d'exploitation des autres types de dépenses professionnelles.

Calculer le coût total d'exploitation

Une fois les différentes catégories identifiées et classées, additionnez tous les coûts correspondants. Une fois cette étape terminée, il s'agit ensuite de calculer le total des coûts d'exploitation pour une période donnée. La formule est simple : il suffit d'additionner tous les coûts d'exploitation que vous avez calculés pour chaque catégorie. Cela vous permettra de mieux comprendre combien votre entreprise dépense pour son fonctionnement. Par exemple :

Charges d'exploitation = frais de bureau + charges de personnel + frais de vente et de marketing

Le calcul n'est pas la partie la plus compliquée. Le plus gros du travail consiste à identifier, classer et analyser les résultats. Toutefois, si votre comptabilité est précise, vous pouvez suivre vos dépenses sans avoir à passer sans cesse d'un état financier à l'autre et d'un justificatif de paiement à l'autre.

Calcul des charges d'exploitation à l'aide d'autres méthodes

Additionner la somme de toutes les dépenses d'exploitation est un moyen simple de déterminer le coût total de l'entreprise. Cependant, il existe plusieurs façons de calculer ce montant, et les autres méthodes peuvent nécessiter des calculs mathématiques supplémentaires.

Pourquoi a-t-on besoin de méthodes alternatives pour calculer les charges d'exploitation ? Plusieurs raisons peuvent amener les entreprises à opter pour des méthodes alternatives.

1. L'une des raisons est que certaines méthodes peuvent refléter plus fidèlement les coûts réels engagés par l'entreprise.
2. La deuxième raison est que le recours à d'autres méthodes peut permettre d'identifier les domaines dans lesquels il est possible de réduire ou d'optimiser les coûts. Cela se traduira par une amélioration des résultats financiers.
3. De plus, vous finissez par calculer d'autres données financières, telles que le coût des ventes, le chiffre d'affaires total, etc.

Cela aidera les entreprises dans la fixation des prix, l'élaboration des budgets, la maîtrise des dépenses et la prise de décision.

Comment calculer le total des charges d'exploitation à partir du chiffre d'affaires total

Une autre façon de calculer ce chiffre consiste à distinguer le résultat d'exploitation et le coût des ventes du chiffre d'affaires total.

Chiffre d'affaires total

Le chiffre d'affaires total correspond au montant total généré par les ventes ou d'autres sources de revenus. Vous pouvez calculer le chiffre d'affaires total en multipliant le nombre de ventes par le prix de vente de chaque article. Par exemple :

Chiffre d'affaires total = nombre de ventes × prix de vente

Coût des marchandises vendues (COGS)

Les coûts directs engagés pour la production ou l'acquisition des biens qu'elle vend constituent le coût des marchandises vendues. Le calcul du coût des marchandises vendues inclut le coût des matières premières, de la main-d'œuvre et de tout autre coût lié à la production des biens.

Résultat d'exploitation

Le résultat d'exploitation correspond au résultat généré par les activités principales de l'entreprise, hors charges et produits hors exploitation. Pour calculer le résultat d'exploitation, il suffit de soustraire le coût des ventes du chiffre d'affaires total. Par exemple

Résultat d'exploitation = chiffre d'affaires total - coût des ventes

Charges d'exploitation

Une fois que vous avez calculé ces trois éléments financiers, vous pouvez alors calculer les dépenses. Si vous vous demandez comment procéder, voici l'autre formule que vous pouvez utiliser :

Charges d'exploitation = chiffre d'affaires total - résultat d'exploitation - coût des ventes

Comment calculer le ratio des charges d'exploitation

Il peut parfois vous arriver d'avoir besoin de connaître le montant total des charges d'exploitation sous forme de pourcentage. Pour cela, vous devez apprendre à calculer le ratio des charges d'exploitation. Ce ratio, également appelé OER, s'obtient à l'aide d'une formule simple à comprendre. L'équation mathématique correspond au calcul de pourcentage de base que vous avez appris à l'école. Elle consiste à diviser les charges par le chiffre d'affaires total, puis à multiplier le résultat par 100 %. Par exemple :

Taux de frais d'exploitation = (total des charges / total des recettes) * 100

Comment calculer les charges d'exploitation de l'année de référence

Les charges d’exploitation de l’année de référence ne constituent pas une autre méthode de calcul alternative. Le terme « année de référence » désigne en réalité une année de référence. Cela signifie que les entreprises choisissent une année comme point de référence pour leurs analyses financières lorsqu’elles comparent leurs dépenses futures. Les entreprises choisissent de calculer leur année de référence car cela leur permet de suivre et d’évaluer l’évolution de leurs charges d’exploitation au fil du temps. Elles peuvent ainsi identifier des tendances, évaluer l’impact des mesures de réduction des coûts et prendre des décisions en matière de budgétisation et d’allocation des ressources. Comprendre comment calculer les charges d'exploitation de l'année de référence est simple. Il vous faut deux éléments :

• Le total des charges d'exploitation
• Une année de référence servant de point de repère pour les comparaisons

La formule est la suivante :

Charges d'exploitation de l'année de référence = (total des charges d'exploitation de l'année en cours / total des charges d'exploitation de l'année de référence) * 100

Le marketing dans les charges d'exploitation

Si vous cherchez à réduire vos coûts d'exploitation, ne lésinez pas sur le marketing. Celui-ci joue en effet un rôle crucial dans les résultats financiers globaux d'une entreprise. En mettant en œuvre des stratégies marketing de manière judicieuse, les entreprises peuvent se développer.

Comme il s'agit d'un facteur important, il est préférable de faire appel à une équipe de marketing professionnelle telle que Beambox. Cette entreprise est spécialisée dans le Wi-Fi pour visiteurs, un outil précieux pour collecter des données clients et mener des campagnes de marketing géolocalisées. Grâce à son expertise, Beambox sait comment calculer les frais d'exploitation afin d'optimiser le retour sur investissement. Découvrez-en davantage et développez votre activité dès aujourd'hui avec Beambox.

---